Как соблюдать дедлайны/
расшифровка доклада

Антон Шаяхов,
Основатель OUT.AGENCY
Продолжаем публикацию докладов с онлайн-конференции «Продуктивная команда без кнута и седативных». Сегодня представляем расшифровку выступления Антона Шаяхова «Как соблюдать дедлайны».

О спикере

Антон Шаяхов — основатель digital-агентства OUT.AGENCY и приложения для медитации Практика. Раньше Антон занимался монетизацией Яндекс. Навигатора, развитием бизнеса в Кнопке, отвечал за мобильный маркетинг в Aviasales, запустил сервис для ведения бухгалтерии Эльба.

Теперь Антон развивает OUT. Agency — агентство, которое создает сайты, интерфейсы, приложения. Команда уже давно перешла на удаленный формат работы, то есть к самоизоляции они подготовились хорошо и встретили её легко еще 3 года назад, когда распустили офис и стали работать в разных локациях.

Для агентства соблюдение дедлайнов — основополагающий навык. Если не соблюдать дедлайны, деньги от клиентов не поступят, так как оплата идёт за результат: сделал сайт — получил деньги, нарисовал приложение — получил деньги, не сделал — не получил деньги, в итоге нечем платить зарплату.

Антон поделился своими секретами, которые помогают сохранять рабочий ритм для выполнения заказов в заранее намеченные сроки.

Самый главный враг – прокрастинация

Все знают, что это такое, и миллионы статей написаны про то, как с ней бороться. Но очень часто всё сводится к тому, что мы включаем Тони Роббинса, который говорит «давай, у тебя всё получится, ты всё сделаешь, ты крутой», или Артемия Лебедева, который, наоборот, всем показывает средний палец и говорит «если вы хотите оставаться на дне, там и оставайтесь. Как себя мотивировать? Никак. Оставайтесь все в этом месте».
Такие мотивационные речи, в которых говорят «соберись, у тебя все получится, кризис — это время возможностей», – полный bullshit, это не работает.

Человек как был ленивым существом, так ленивым и останется, и это нормально.
Большая проблема в том, что прокрастинацию нельзя победить только силой воли. Нужно организовать процессы так, чтобы для неё не оставалось места. Как только вы научитесь процессами побеждать прокрастинацию, все задачи будут выполнены в срок.

Главное, планируйте

Многие люди говорят, что они планируют свою работу. Правда, на деле планирование чаще всего выглядит так: «Вроде мы что-то сделали, а что-то не сделали. Ну ладно, давайте карточки перенесем на следующую итерацию, ничего страшного».

В агентстве так не работает: мы что запланировали, то и сделали. Это в стандартной ситуации. А в идеальной ситуации: если внезапно пришёл новый клиент, мы ещё и по нему что-то сделали. Это, конечно, не совсем в духе Scrum, но суровая реальность и желание заработать приводят к тому, что задачи добавляются, и c ними надо работать.

В любом случае, лучше хоть какой-нибудь план, чем совсем без плана. Мы стараемся:

1. Планировать короткими отрезками.
Реальность меняется очень быстро. Нет никакого смысла планировать дальше, чем на 2 недели, но, конечно, вектор на три месяца или год иметь нужно.

2. Указывать дедлайн и исполнителя абсолютно у любой задачи.
Люди более-менее научились создавать карточки, перетаскивать их по статусам, но не все научились фиксировать для задачи исполнителя и сроки. Почему это важно? Потому что когда у задачи нет исполнителя, то никому нельзя настучать по голове и спросить, почему задача не сделана.

Исполнитель должен быть только один, потому что если у задачи два исполнителя, то они всегда будут друг на друга перекладывать ответственность. При этом исполнитель не всегда сам делает задачу. Он её драйвит и доводит до результата, и если она не сделана, он будет за это отвечать. При этом он может подключать других людей, делегировать. Главное, чтобы задача была сделана.

Дедлайн по задаче также важно ставить на определённый срок, а не просто к концу итерации.

Ставьте задачи правильно

Люди склонны планировать большими задачами.

Например, на итерацию есть задача — собрать прототип сайта (на бумаге или в Figma), который передадут дизайнеру. И в понедельник на планировании команда ставит себе задачу «собрать прототип», определяет ответственного, и вот здесь появляется прокрастинация:

  • Понедельник — день тяжелый, отложим эту задачу.
  • Во вторник из-за тяжелого понедельника накопилось много мелкой рутины, ее надо поправить, это заняло весь день, задача уехала на среду.
  • Среда — это маленькая пятница.
  • В четверг думаешь, что со среды накопилось много задач, и откладываешь прототип на пятницу.
  • В пятницу нерабочее настроение, пришла срочная задача, времени на прототип не осталось.

Известно, что мозг ленивый, он любит откладывать задачи на потом. Важно поделить задачи на очень мелкие, то есть не просто собрать прототип сайта, а:
Таким образом, из 1 задачи получилось 5 подзадач, что позволяет каждый день делать небольшое задание, которая двигает к цели. Выполненные задачи поднимают настроение! В итоге мы сделаем за неделю одну большую задачу, будем от этого кайфовать и не будем вгонять себя в стресс.

Мы запустили Школу удалёнки с Антоном для тех, кто хочет наладить личную и командную продуктивность.

Проводите промежуточные ревью

Сильно помогает сохранить дедлайны то, что ты дал публичное обязательство что-то показать. Не обязательно заказчику. Если мы говорим про работу в продуктовой команде, заказчиком может быть владелец продукта, коллега, начальник. Промежуточное ревью позволяет не вариться одному внутри задачи, а привлечь еще кого-то.

Когда работаешь из дома, нет возможности моментально с кем-то обсудить задачу, и это снижает производительность. Лучше ввести обязательное промежуточное ревью.

Разберем на примере дизайна листовки:
Промежуточное ревью помогает фокусироваться, так как задачу сдать надо не в пятницу, а уже во вторник. Процесс организован так, что для прокрастинации не остается места. Есть микро-задачи, которые надо сделать сегодня, чтобы уже завтра кому-то показать, то есть мы берём и все дедлайны сдвигаем максимально близко. В итоге небольшими шагами вы успеваете точно в срок.

Используйте буфер, но осторожно

Помочь сдавать работу вовремя помогает метод критической цепи, в котором для каждой задачи всегда закладывается временной буфер.

Например, задачу нужно сделать до среды. Можно всегда уточнить, что будет, если задача будет сделана не в среду, а в пятницу, и чаще всего страшных последствий нет. В таком случае с клиентом стоит договориться на пятницу и планировать задачи так, чтобы хотя бы часть работы показать в среду. Иначе может получиться так, что заказчик будет занят, у него не будет времени посмотреть на результат, задача начнет протухать и получится, что в итоге результат работы будет сдан в конце недели. Как пример, разработка сайта:

  • Написать код — 2 дня
  • Зарелизить код — 2 дня
  • Плюс надо согласовать с заказчиком

Итого получается месяц. Абсолютно неправильная идея — говорить клиенту, что все будет сделано за 4 дня, так не работает. Всегда надо закладывать буфер.

Клиенту надо говорить сразу всё время вместе с буфером, так как абсолютно всегда что-то идёт не так, как ты планировал, а с буфером сроки выглядят реалистично. С другой стороны, если задача будет закончена быстрее, в глазах заказчика/начальника/коллеги вы будете выглядеть крутым профессионалом.

Не забывайте общаться!

Чем больше общаешься с людьми, тем более вероятно, что работа будет сдана в срок. Созваниваться ежедневно на 15 минут полезно, так можно быстро пробежаться по задачкам, обнаружить и решить проблемы на ранней стадии.

Основные советы:

Дедлайны не пройдут, если вы не будете оставлять место для командной и личной прокрастинации:

  • Дробите задачи
  • Проверяйте работу друг за другом
  • Закладывайте буфер в работу
  • Созванивайтесь и делитесь прогрессом
Автор: Антон Шаяхов, основатель digital-агентства OUT.AGENCY и приложения для медитации Практика

Расшифровку подготовила: Мария Родина, Консультант проектов в М. Видео-Эльдорадо

Записаться на «Школу удалёнки» с Антоном: ссылка