Как ставить задачи с помощью SMART?

Карина Ованесян,
руководитель отдела разработки проектов в Level
Ставить задачу нужно менеджеру, тимлиду, администратору, руководителю…

Почти все знают аббревиатуру SMART, но слишком часто то ли от лени, то ли от спешки забывают формулировать задачи как следует. Когда мы просим что-то сделать и опускаем конкретные ожидания от нашей просьбы, мы рискуем получить что-то совсем не нужное или упустить свой поезд.

Последствиями некорректной постановки задачи являются срывы дедлайнов, бесконечные доработки и авралы, которых можно было избежать, а также зря потраченные нервы команды. Так какие вопросы нужно себе задавать и что необходимо формулировать при постановке задачи?

Рассказала Карина Ованесян, руководитель отдела разработки проектов в Level.

Сначала вспомним расшифровку SMART: задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Ниже рассмотрим подробнее.
1. S (Specific) Конкретность
Вопрос: Что именно делать?
Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx».

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: поймут и сделают и не то.

Пример: Аккаунт-менеджер дал задачу ассистенту «Нужно подготовить презентацию компании».

В результате ассистент сделал текст презентации без визуальной составляющей и в неподходящем формате. Клиент разочарован презентацией потенциального подрядчика. На его взгляд, так работать нельзя, передумал работать с такой компанией и рассказал коллегам по бизнесу, что привело к репутационным издержкам.
2. M (Measurable) Измеримость
Вопрос: Какой результат ты ожидаешь?
Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до десяти страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально.»

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: результат может сильно отличаться от необходимого.

Например: «Аккаунт-менеджер дал задачу ассистенту «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx».

В результате ассистент сделал презентацию в 60 страниц, но это слишком много, ведь встреча аккаунт-менеджера будет длиться 40 минут, поэтому ассистенту и аккаунту нужно срочно ее переделывать ночью перед утренней встречей. Оба не выспались и встречу провели вяло, клиент не впечатлён.
3. A (Attainable) Достижимость
Вопрос: Есть ли ресурсы это выполнить (от времени до денег и энергии)?

Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально. Показываем завтра в 2 часа дня, на этой встрече будут все топ-менеджеры компании "Бирюльки".»

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: эскалация конфликта или нервного напряжения у получившего задачу. Положительного результата всё равно не будет.

Например: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально. Показываем через 15 минут на этой встрече будут все топ-менеджеры компании "Бирюльки".»

В результате ассистент 5 минут нервничал, думая, сказать ли аккаунту, потом 10 минут они ругались, в итоге они не готовы к встрече, ещё и после спора не могут собраться морально. За 15 минут невозможно сделать данную важную задачу с нуля хорошо. Она не является достижимой и может вызывать только недоумение, дискуссии или невроз.
4. R (Relevant) Актуальность
Вопрос: Это точно нужно сделать? Расскажи, почему это важно. Погрузи в контекст.
Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально. На решающей презентации будут все топ-менеджеры компании "Бирюльки". Если мы получим заказ, то выполним план продаж, получим премии и нас повысят

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: человек чувствует себя не специалистом, а исполнителем, который делает не для того чтобы что-то улучшить, а потому, что так сказали, не зная, зачем.

Например: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально. Показываем ребятам из компании "Бирюльки".»

В результате ассистент не понял важности данной задачи для компании, подумал, что это одна из десятка презентаций и таблиц, что ему дают в день, и отнесся к ней без особого старания. Презентация клиента не впечатлила, им показался подход непрофессиональным.
5. T (Time-bound) Конкретные сроки
Вопрос: К какому дню, времени это нужно выполнить?
Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально. На решающей презентации будут все топ-менеджеры компании "Бирюльки". Если мы получим заказ, то выполним план продаж, получим премии и нас повысят. Презентацию нужно сделать до завтра 12:00, репетиция встречи в 12:30, встреча назначена на 14:00 часов, если что, успеем презентацию поправить.»

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: не говоришь время, то либо бросят все дела и начнут делать в ущерб выполняемым задачам "здесь и сейчас", либо поставят в бэклог до лучших времен.

Например: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально. На решающей презентации будут все топ-менеджеры компании "Бирюльки". Если мы получим заказ, то выполним план продаж, получим премии и нас повысят».

В результате ассистент записал себе задачу в заметки, а на следующий день в 12 дня аккаунт написал ему с просьбой скинуть презентацию. Она, конечно, не была готова потому, что кто знал, что она уже нужна. Ребята быстро наклепали презентацию, клиент не был впечатлен, заказ не получен.
И напоследок:
1. Договоренности, даты, техническое задание должны фиксироваться письменно. Не стоит полагаться исключительно на человеческую память и порядочность: нет никаких гарантий, что человек запомнит и сделает всё то, о чём вы договорились в личном разговоре и не подтвердили письменно.

2. Скажи «нет» постановке задач в столовой, в коридоре и курилке. Такой подход «между делом» несёт решение вопросов в меньшинстве случаев, а в большинстве – забывается и не выполняется. Кроме того, всем людям необходимо переключаться с работы и отдыхать.
Автор: Карина Ованесян, руководитель отдела разработки проектов в Level

Ещё больше материалов в Telegram-канале @pmclub

В продолжение темы:
Как выстроить эффективное сотрудничество? Как увеличить вероятность получения нужного результата? Как защитить себя, проработать риски и предотвратить факапы с подрядчиками?
Бесплатный компактный курс, который познакомит вас с миром проектного управления за один-два вечера и позволит наметить пути дальнейшего развития.