Как продуктивно работать с подрядчиком в IT и digital?

Статьи для личного и профессионального развития
Многие менеджеры так или иначе сталкиваются в работе с необходимостью привлекать подрядчиков, будь это креативное агентство, веб- или дизайн-студия. Даже небольшие студии могут в угаре дедлайнов нанять другую небольшую студию.

Как выстроить эффективное сотрудничество? Как увеличить вероятность получения нужного результата? Как защитить себя, проработать риски и предотвратить факапы с подрядчиками?

Рассказала Карина Ованесян, руководитель отдела разработки проектов в Level.

Готовьтесь
Узнайте, что входит в работы, опишите и договоритесь об объеме и приемке результатов. Важно сверить ваши ожидания с тем, что подрядчик может предложить, и понять зависимость объема работ от стоимости. Нужно сделать в два раза быстрее? Для этого нужен больший бюджет для переработок и привлечения большего числа специалистов. Ожидаете ежедневных статусов/специфической отчетности/работы в вашем ПО? Обсудите это на входе.

гифка спортсмен
Источник: Giphy
Соберите информацию для брифа или ТЗ
О чем проект? Почему его нужно сделать? Как и как часто вы будете принимать результаты и в течение какого времени их нужно предоставлять? Что вы от этого получите лично и ваша компания и ее сотрудники, пользователи? Команде провайдера важно понимать реальные причины вашего запроса и что поставлено на кон. Не нужно сидеть и думать, что подрядчик всё решит за вас. В первую очередь вам нужно определиться, что вам нужно, и донести примерно понятную картину результата.

Также важно определиться с лицами, принимающими решения [тут может помочь Матрица DACI], чтобы вам понимать, чьи ожидания учитывать, снять эти ожидания и выдать подрядчику информацию об этом. И потом не бежать с просьбой всё переделать до завтра потому, что конечный результат увидел генеральный директор и ему это не понравилось, а запуск в понедельник.

Важно познакомить заказчика с подрядчиком до начала работ и вам понимать, в какие сроки и к кому вам бежать за согласованием и соответственно планировать.

Вводите в курс
Делитесь информацией о вашей компании, рассказывайте об особенностях. У вас принято называть коллег исключительно по имени-отчеству? Все ходят по офису во фраках? Вы работаете с утра до ночи и сможете согласовывать результат только на выходных, поэтому до понедельника не стоит ждать ответа? Ваш начальник воспринимает информацию только в ICQ?

Не забудьте об этом и других особенностях лиц, принимающих решения, корпоративной культуры рассказать своим внешним коллегам.
гифка девушка
Источник: Giphy
Давайте грамотную обратную связь
Развивайте вовлечённость команды партнёра, демонстрируйте свою, проводите при необходимости брифинги, используйте грамотные практики фидбека. Собирайте обратную связь подрядчику организованно. Мотивируйте и вдохновляйте, хвалите. Будьте вежливы. Объясняйте, что вам не нравится: критика должна быть конструктивной. Поддерживайте креатив команды: они творческие люди и заливаются улыбкой от комплиментов и стараются больше за те же деньги.

В то же время грубость может демотивировать и способствовать выгоранию и уходу талантливых сотрудников из команды подрядчика. Вы тот самый "сложный клиент", результат вас постоянно не устраивает и единственная реакция от вас в сторону старательных подрядчиков - негатив? Не удивляйтесь текучке кадров у подрядчика: с другой стороны вас не выдерживают или с вами работают из-под палки.

гифка попугайчики
Источник: Giphy
Давайте самостоятельность
Давайте шанс на самостоятельность, не стоит воплощать свои задумки чужими руками, если речь идет о квалифицированных специалистах. Я не раз видела, как талантливые сотрудники "убегают" из компаний или проектов с правками, которые называют "хотелками", и в результате конечный продукт был хуже, чем если бы им доверились и не настаивали на чем-то незначительном или откровенно нелепом. Лучший результат от профессионалов можно получить, если расправить им крылья.

Не занижайте стоимость работ
Не выжимайте подрядчика. Если попросить скидку или опустить цену до минимума, а в процессе просить больше и больше и никак это не компенсировать, то вашим партнерам будет просто невыгодно работать с вами. Я наблюдала за тем, как дружественная команда разработчиков и дизайн-студия моих знакомых тянули лямку из-за того, что согласились на нерентабельные проекты "лишь бы были", а потом делали еле-еле и через силу и негативные эмоции.
Невыгодно работать с вами = меньшая мотивация. Меньше мотивация = тяжелее процесс и хуже результат.
гифка
Источник: Giphy
Работайте
Как бы ни казалось это странным, но если мы отдаем часть работы подрядчику, мы, хоть и делегируем часть работы, не снимаем с себя ответственность, а берем еще больше. Нужно оперативно доставать и предоставлять информацию, вовремя согласовывать. Если вы постоянно торопите и ваши коллеги выкладываются на все сто, а после результата вместо согласования вы пропадаете на недели, то выглядите не очень надежным коллегой и ваши дедлайны перестанут воспринимать всерьез.

Не тяните с оплатой
Это ваша команда, хоть и со стороны, и зарплаты этой команды, а в случае совсем маленьких студий, перспектива возможного банкротства, зависят от вас. Может ли человек выдать гарантированно классный результат, когда трясётся о куске хлеба? Сомнительно. Знаю случай, как в ожидании оплаты ребята из студии набрали много проектов, чтобы вылезти из кредитной ямы, и это было совершенно не в пользу качеству и срокам первых злостных "затягивателей" оплаты.

Мыслите стратегически
Важно понимать, что вы менеджер проекта, партнер, а не рабовладелец, и вести себя профессионально. Своим поведением вы несёте имидж компании в глазах большого количества людей, и далеко не все соблюдают условия конфиденциальности: от рассказов знакомым и коллегам (а те могут пойти дальше), до (в последнее время вижу особенно часто) даже скринов грубых реплик в социальных сетях и рассказов о вас в тесном кружке тысячников в твиттере. Кроме того, в некоторых компаниях практикуют сбор рекомендаций от бывших коллег не только внутри корпораций, и я видела, как минимум, двоих кандидатов, которым отказали из-за отрицательных отзывов о них, как о бывших коллегах-хамах.

Стоит инвестировать в отношения: подрядчики - хранители информации компании-заказчика зачастую там, где у заказчика меняются кадры. И возможно могут быть верными партнерами в другом месте, когда вы смените место работы.
Если вы меняете компанию, обязательно позаботьтесь о донесении статуса проекта и договоренностей до коллег.

Вывод
Быть менеджером подрядчика не проще, чем быть менеджером штатных сотрудников, и работать нужно с теми же параметрами: сроки, планирование, согласования, риски, сотрудничество, ответственность.
Автор: Карина Ованесян, руководитель отдела разработки проектов в Level

Ещё больше материалов в Telegram-канале @pmclub

Хотите стать автором статьи?
Оставьте заявку здесь.
Онлайн-курсы
по PMBoK, PRINCE2, Agile, P3X
Присоединяйся и учись в любое время!