Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Управление проектами связано с ограничениями и изменениями.

Нужно уложиться и в срок, и в бюджет, и сделать то, что хочет заказчик, а хочет он всегда разное. Вдобавок, всё это происходит в неопределенности, и постоянно что-то идёт не так, а кто-то вылезает с новыми требованиями.
Проблем всегда хватает, и срочных, и важных.

Чтобы не упустить главное, лучше научиться расставлять приоритеты.

Матрица Срочно/Важно, известная как Метод Эйзенхауэра, помогает отделить задачи, на которых нужно сосредоточиться, от тех, которые можно отложить. Конечно, 34-й Президент США не придумывал никакую матрицу, у него вообще было только два вида проблем и толпа советников. Если вы не президент, лучше не игнорируйте остальные проблемы, а решайте поочередно. Например, используя этот метод.

Как это работает:

Вы делите все проблемы по двум критериям: срочно и важно.
Делайте это визуально, например, на доске, флипчарте, в любимой программе или в документе по ссылке.
К концу упражнения становится очень заметно, что какие-то задачи орут, а какие-то можно отложить на потом, и никто не пострадает.

Как это можно использовать в проекте?

• при выборе самих проектов – так ли важно взять сейчас в работу все срочные проекты?
• при приоритизации задач – достаточно ли ресурсов и внимания уделено важным и несрочным задачам?
• при работе с отклонениями – когда стоит бросать все усилия на спасение проекта, а когда можно просто наблюдать?
• при работе с рисками – какие из них для нас критичны, а какие мы готовы принять?

Шаблон матрицы

Как проводить анализ Срочно/Важно в команде

Недостаточно правильно, как вам кажется, расставить приоритеты. Важно привлечь к обсуждению команду: во-первых, повысится качество решений, во-вторых, эти решения будут лучше исполняться.

Небольшой чек-лист для проведения встречи:

1. Сформулируйте цель – убедитесь, что каждый понимает, зачем вы собрались;
2. Соберите проблемы – предоставьте участникам возможность высказать именно свои предложения, защитите их от влияния других участников;
3. Сгруппируйте похожие предложения – не надо удалять их, но объедините похожие, чтобы было легче работать;
4. Заполните матрицу – сделайте это вместе, необходимо, чтобы вся команда пришла к общему видению;
5. Разработайте план действий по важным и срочным проблемам, а затем по остальным – пропишите конкретные шаги;
6. Коммуницируйте результаты воркшопа – донесите результаты до членов команды и других заинтересованных сторон, убедитесь, что у всех, кому требуется, есть доступ к этой информации.

Следите за трендами, подписывайтесь на @pmclub.