Как мы в диджитал-агентстве Func искали систему учёта рабочего времени

Func — разработчик digital-продуктов, внутрикорпоративных сервисов и мобильных приложений. Мы оказываем услуги индивидуальной и no-code разработки. Вместе с постоянными партнёрами в компании работает более 50 человек.

Чтобы управлять командами и оценивать их работу, мы используем учёт времени по каждой задаче. Мы попробовали разные системы учёта времени (Jira, ActiveCollab, Bitrix24, ClickUP, Asana) и даже попробовали разработать собственную.

В этой статье расскажем, как выбирали и что в итоге нам подошло.

Все проекты студии (в том числе и внутренние) оцениваются с точки зрения трудозатрат. Команды проектов работают в разных информационных системах, но везде присутствует оценка трудозатрат на каждую задачу в часах. Такая оценка — основа нашей производственной культуры. Перед нами стояла задача вести качественный учёт трудозатрат — принципиально важно, чтобы он был одновременно и в часах, и в деньгах.

У всех product-команд в ИТ есть система учёта времени. Тут мы не исключение — у нас также много лет была такая система. К сожалению, ActiveCollab позволяет смотреть на проекты только в общих чертах и оперировать в большей степени часами, а не деньгами.

При использовании Jira было сложно говорить о рентабельности проектов, можно было лишь понять, попали ли мы в оценку или нет. Опыт показал, что Jira — функциональный инструмент, но в нашем случае тяжеловат. Jira отлично подходит для управления продакшеном, но совершенно не подходит для построения управленческого учёта.

Поэтому мы создали многоступенчатую систему подготовки отчётов: сначала выгружали часы из Jira, после собирали данные из других трекеров, дальше сводили всё в Excel, добавляли ставки себестоимости, выручку, прямые и косвенные затраты по проектам — и на выходе получали рентабельность проектов. В этой таблице нам было важно видеть не только фактические данные по проектам, но и плановые показатели, чтобы прогнозировать финансовые результаты на квартал вперед. За актуальность плановых показателей отвечали менеджеры проектов, за сбор фактических данных — линейные руководители.

В этом подходе были очевидные минусы: данные собирались вручную, на каждом этапе сбора данных допускались ошибки, менеджерам было сложно поддерживать таблицу в актуальном состоянии, требовалось дополнительное время.

Трезво оценив ситуацию, мы решили начать разработку собственной системы, которая учитывала бы специфику проектной работы и удовлетворяла наши потребности в управленческом учёте.

Потратив в общем счёте около года и много часов разработчиков, мы получили один функциональный блок системы, который считал рентабельность по проектам. В ходе разработки выяснилось, что кроме самого программирования нужна проработанная методология управленческого учёта, на основе которой и будет работать система. У нас, к сожалению, готовой методологии не было. Не обошлось и без попыток сделать глобальную интеграцию со  всеми информационными системами (ЭДО, 1С и  т.д.). Получившийся результат нас не удовлетворил, поэтому мы начали искать альтернативу.

Так мы познакомились с ActiveCollab. Система устроена проще Jira, но сложнее табличек в Excel. Она отлично подходит для управления потоком работ. Её особенно полюбили наши дизайнеры. На основе данных из системы мы понимали примерную загрузку сотрудников на  коммерческих проектах. Появилась ставка себестоимости и коммерческая ставка с привязкой к часам. Но этого всё равно было недостаточно для построения полноценного управленческого учёта. Поэтому мы продолжили поиск.

Мы долго присматривались к Bitrix24. Менеджеры вендора организовали демонстрацию, мы смотрели образцы настроенных систем у наших партнеров и расспрашивали их об опыте использования. Из общения стало понятно, что доработка системы под себя неизбежна, следовательно, это потребует дополнительного времени (на проработку методологии управленческого учёта и написания ТЗ для программистов). У нас уже был год собственной разработки за плечами, поэтому мы решили не идти по пути доработок, а сосредоточились на поиске готового решения.

Ещё некоторое время мы потратили на выбор подходящего решения. В основном это были зарубежные вендоры: ClickUP, Asana и другие. Эти решения подходили в большей степени для продакшена, а нам была нужна, скорее, учётно-аналитическая система. Мы протестировали Timetta и увидели, что вместо часов можно анализировать сразу деньги по проектам и все показатели, связанные с ними: рентабельность, выручку, расходы и т.д. Так мы остановили свой выбор на Timetta.

Сперва мы создаем проект. На этом этапе важно определить свойства проекта — тип оплаты, метод признания выручки, выбрать клиента и назначить менеджера проекта:

Далее мы пошагово проходим каждый этап планирования проекта — формируем команду, определяем задачи, ресурсный план и смету:

После каждый сотрудник раз в неделю заполняет таймшит и разносит тем самым часы между проектами:

Система знает ставку себестоимости каждого сотрудника приведенную к часу, поэтому мы сразу получаем финансовый отчёт по проекту:

В течение двух недель мы перенесли проекты в Timetta, ещё месяц сотрудники привыкали к новой системе. Мы столкнулись со стандартным в таких случаях сопротивлением. Больше всего менеджера расстраивал двойной ввод данных: информацию о часах нужно вносить и в Timetta, и в систему для управления потоком работ. Со временем сопротивление сошло на нет, люди привыкли и начали методично и точно заполнять таймшиты.

Сейчас каждый сотрудник Func разносит коммерческие и некоммерческие часы между проектами с помощью Timetta. Проджект-менеджеры планируют проекты сразу в деньгах — мы видим себестоимость, контролируем выручку и мониторим прямые расходы по проектам. Рентабельность проектов — основной KPI у менеджеров проектов, для нас это важно.

Данные не приходится сводить вручную — менеджер может регулярно проверять рентабельность с помощью стандартного функционала. Также в Timetta мы ежемесячно готовим срез по всем проектам, анализируем плановые и фактические показатели по выручке и затратам, оцениваем работу по часам. С помощью Timetta мы готовили годовой отчёт в 2021 году.

Мы планировали привести в порядок управленческий учёт, около одного года ушло на разработку собственного решения, поиск подходящей альтернативы и две недели — на внедрение Timetta. Нам было важно найти достаточно простую систему (проще, чем Jira), которая избавит нас от сведения данных из разных систем (как было с Excel) и позволит видеть не только факт, но и делать прогноз. Мы выбрали Timetta и начали анализировать трудозатраты, привязываясь не к часам, а сразу к деньгам. Это подошло нам как компании, где много проектной работы, а люди и их вклад в работу — основной ресурс.

А вот ссылка на бесплатный пробный период в Timetta.