Зачем нужны роботы: разбираемся в RPA

Статьи для личного и профессионального развития
В недавнем исследовании Института управления проектами PMI Robotics process automation (RPA) упоминается как одна из ключевых технологий современности, которая значительно меняет подход к выполнению бизнес-процессов. Мария Родина рассказала о преимуществах и недостаткаx технологии, её применении и внедрении.


Что такое RPA?

RPA (роботизация бизнес-процессов) – явление не новое. Роботизация является логичным продолжением использования макросов, которые теперь действуют в любых системах и делают это намного быстрее человека. Программные роботы во многом похожи на обычного "живого" пользователя: они так же взаимодействуют с интерфейсами программ, могут выполнять действия по инструкции или описанному алгоритму, а в случае возникновения ошибок будут просить помощи у других. Но, в отличие от человека, стандартные роботы не умеют принимать сложных решений, не заложенных в алгоритм. Зато они не отвлекаются на чай/кофе, разговоры с коллегами, не прерываются на обед, не уходят в отпуск и на больничный и могут работать в режиме 24/7.

Многие специалисты (особенно в IT-сфере) называют RPA своеобразной "изолентой", с помощью которой можно настроить взаимодействие нескольких программ, не проводя полноценной интеграции. В большинстве случаев разработать и внедрить робота получается дешевле и быстрее, чем провести полноценную интеграцию программного обеспечения, особенно если оно работает на разных платформах, является собственной разработкой, а разработчик уволился год назад, не оставив документации по работе системы.
особенности автоматизации и роботизации
Сравнение автоматизации и роботизации
Где можно использовать роботов?

Стандартными сферами применения программных роботов считаются: бухгалтерия, учет и любая сфера, связанная с формированием отчетов, кадровые процессы, логистические операции, IT-поддержка и клиентский сервис. На самом деле, робот будет эффективен в любом подразделении, где существуют рутинные процессы, требующие простых действий – загрузки/выгрузки данных, составления отчетности, работы с программами MS Office, массовой рассылки e-mail. Принято считать, что робот работает быстрее, чем человек, в 7 раз. Но стоит учитывать и специфику процесса: если процесс выполняется 40 минут, из которых 25 минут грузится отчет из SAP, а еще 15 минут человек работает с отчетом в excel и заносит получившиеся данные в другие системы, то роботом можно будет ускорить только последние 15 минут. Процесс занесения информации с web-сайтов в excel, который занимает в среднем полчаса, возможно сократить в 5 раз.

время выполнения работ человеком и роботом
Выполнение работы человеком и роботом
С кейсами можно подробнее ознакомиться в базе практик RPA. Посмотрите, какие операции уже роботизировали, и, возможно, это поможет вам с выбором (а еще по ссылке есть исследования и дополнительные материалы для тех, кто хочет ознакомиться с программными роботами поближе).


Как выбрать операции?

Чтобы робот приносил пользу, а не был "инновацией ради инновации", необходимо правильно выбрать процессы, в которых сотрудника реального заменят виртуальным. По словам тех, кто с роботизацией уже столкнулся, это самое сложное. Например, ФосАгро утверждают, что ⅓ выбранных вами процессов будут определены неправильно.

Операции, выполняемые роботом, должны всегда обрабатываться по описанному алгоритму. Любое отклонение от него может вызвать ошибку или стать проблемой, если в результате робот должен отправить письмо клиенту, поставщику или в налоговую службу. Также процесс не должен требовать принятия сложных решений. Стандартные средства RPA для такого не подходят, и лучше обратить внимание на IPA – роботов, совмещенных с технологией искусственного интеллекта. Трудозатраты на выполнение процесса должны быть соразмерны со стоимостью разработки робота, иначе это будет невыгодно. Информация на вход всегда должна подаваться в стандартизированной форме.

Если ваш процесс не подходит под критерии выше, лучшим решением может стать его оптимизация либо применение других средств автоматизации.


Какие недостатки присутствуют в данной технологии?

Несмотря на преимущества роботов перед полноценной автоматизацией, необходимо помнить, что RPA не является "серебряной пулей". Кроме необходимости в оптимизации процессов и сложности выбора операций для роботизации, существует ряд технологических ограничений, о которых не следует забывать. Так, роботы будут устойчивы только в том случае, если визуально не меняется интерфейс программ. Перемещение элементов может негативно сказаться на выполнении сценариев процесса. Любое изменение конфигурации экрана (разрешение, цветовая гамма, etc.) может привести к переработке робота. Обновления программ и системы тоже нежелательны.
как сломать робота
Недостатки RPA
Как начать использовать RPA?

Перед полноценным внедрением рекомендуется проводить пилот:

1. Выберите 5-10 процессов, которые хотите передать на исполнение роботу.

2. Выберите платформу роботизации. Они похожи между собой, и различие часто заключается в возможности обработки неструктурированных данных, применении компьютерного зрения и машинного обучения.

3. Опишите желаемые результаты от внедрения.

4. Рассчитайте, сколько лицензий вам потребуется для исполнения выбранных процессов. С этим могут помочь консалтинговые компании или вендоры платформ. Сделать грубую оценку можно и самостоятельно, достаточно придерживаться правила "делить на 7".

5. Выберите партнера для внедрения. Они разработают роботов за вас, пока вы решаете более насущные проблемы.

6. Задумайтесь о собственном центре компетенций. Внутренняя разработка роботов, мониторинг их работы и внесение изменений в алгоритмы требуют наличия специалистов. На первых порах вам понадобится разработчик (а ему, скорее всего, потребуется обучение) и бизнес-аналитик для описания процессов.


О чем не следует забывать:

1. Расскажите каждому подразделению, что такое RPA и зачем это надо. Так будет проще найти процессы для роботизации, потому что никто не знает специфику бизнес-процессов лучше их исполнителей.

2. Возможно, вы встретите сопротивление. Объясните сотрудникам, что их ждет после внедрения роботов.

3. Не забывайте про службу информационной безопасности и вместе с ними проводите аудит процессов, которые будут переданы роботам.

Вполне вероятно, что в недалеком будущем ваша компания захочет сделать еще один шаг на пути к цифровой трансформации, и этим шагом окажется именно RPA. Надеемся, что наши советы помогут вам осуществить проект по внедрению новой технологии успешно.


Автор: Мария Родина, Project Analyst


Ещё больше материалов в Telegram-канале @pmclub
Хотите стать автором статьи?
Оставьте заявку здесь.
Онлайн-курсы
по PMBoK, PRINCE2, Agile, P3X
Присоединяйся и учись в любое время!