Чем автоматизация может помочь руководителям проектов и командам?
Яна Котруца, региональный маркетолог в сервисе управления проектами Wrike, рассказала о том, как прийти к автоматизации процессов.
Прежде чем автоматизация принесет какой-то результат, нужно подобрать правильное решение, которое подойдет для вашей организации. Важно, что автоматизация не заменяет процессы и не создает их, а помогает наиболее эффективно управлять проектами и текущими задачами.
Мифы об автоматизации
Это единоразовая инвестиция — "внедри и забудь" о проблемах
Новую систему необходимо обслуживать, улучшать, а со временем и обновлять, так как потребности самой организации со временем меняются.
Полностью заменяет процессы
Процессы создают люди, а не машины. Если изначально процессы в компании неэффективны и не задокументированы, то автоматизация только усугубит ситуацию.
Заменяет человеческий ресурс
Автоматизация в сфере управления проектами делает работу интереснее, так как она помогает избавиться от необходимых, но утомительных задач.
Не применима к проектам креативных команд
Инструменты автоматизации могут ускорить цикл согласования материалов, избежать длинных цепочек переписок и улучшить качество проектов на выходе.
Правда об автоматизации
Уменьшает количество рутинной работы
Использование шаблонов по уже существующим проектам со схожим рабочим процессам позволяет копировать проекты и задачи, а не создавать их каждый раз с нуля.
Минимизирует ошибки и срывы проектов
Автоматизация повышает точность планирования и дает возможность получить ключевые срезы данных по состоянию проектов (например, отчеты).
Ускоряет процесс согласования
Отзывы по проектам хранятся в одном месте — все участники обладают актуальной информацией, что ускоряет процесс принятия решений.
Повышает предсказуемость результатов
Автоматизация позволяет руководителям делать более точные прогнозы и принимать долгосрочные стратегические решения.
Интегрирует инструменты и приложения
Синхронизация помогает устранить проблему с разрозненностью данных. Цель таких интеграций — сделать работу внутри отделов прозрачной на уровне всей компании.
Чтобы максимально повысить рентабельность ваших вложений в автоматизацию, нужно сделать три шага:
1. Разбейте процесс вместе с командой на составляющие.
Проведите инвентаризацию проектов с командой и обсудите, что сработало хорошо в последних проектах, а что можно улучшить. Главная цель руководителя — получить углубленное представление о методах выполнения задач и потоках информации в команде.
2. Отобразите процесс в виде блок-схемы.
Таким образом вы сможете определить, какие существуют проблемы внутри команды. Например, выполнение двойной работы, отсутствие налаженной обратной связи. После этого вы можете внедрить автоматизацию с учетом прежних ошибок.
3. Определите возможности для улучшения.
Лучше всего начать с рутинных и повторяющихся задач — их проще всего автоматизировать.
Мифы об автоматизации
Это единоразовая инвестиция — "внедри и забудь" о проблемах
Новую систему необходимо обслуживать, улучшать, а со временем и обновлять, так как потребности самой организации со временем меняются.
Полностью заменяет процессы
Процессы создают люди, а не машины. Если изначально процессы в компании неэффективны и не задокументированы, то автоматизация только усугубит ситуацию.
Заменяет человеческий ресурс
Автоматизация в сфере управления проектами делает работу интереснее, так как она помогает избавиться от необходимых, но утомительных задач.
Не применима к проектам креативных команд
Инструменты автоматизации могут ускорить цикл согласования материалов, избежать длинных цепочек переписок и улучшить качество проектов на выходе.
Правда об автоматизации
Уменьшает количество рутинной работы
Использование шаблонов по уже существующим проектам со схожим рабочим процессам позволяет копировать проекты и задачи, а не создавать их каждый раз с нуля.
Минимизирует ошибки и срывы проектов
Автоматизация повышает точность планирования и дает возможность получить ключевые срезы данных по состоянию проектов (например, отчеты).
Ускоряет процесс согласования
Отзывы по проектам хранятся в одном месте — все участники обладают актуальной информацией, что ускоряет процесс принятия решений.
Повышает предсказуемость результатов
Автоматизация позволяет руководителям делать более точные прогнозы и принимать долгосрочные стратегические решения.
Интегрирует инструменты и приложения
Синхронизация помогает устранить проблему с разрозненностью данных. Цель таких интеграций — сделать работу внутри отделов прозрачной на уровне всей компании.
Чтобы максимально повысить рентабельность ваших вложений в автоматизацию, нужно сделать три шага:
1. Разбейте процесс вместе с командой на составляющие.
Проведите инвентаризацию проектов с командой и обсудите, что сработало хорошо в последних проектах, а что можно улучшить. Главная цель руководителя — получить углубленное представление о методах выполнения задач и потоках информации в команде.
2. Отобразите процесс в виде блок-схемы.
Таким образом вы сможете определить, какие существуют проблемы внутри команды. Например, выполнение двойной работы, отсутствие налаженной обратной связи. После этого вы можете внедрить автоматизацию с учетом прежних ошибок.
3. Определите возможности для улучшения.
Лучше всего начать с рутинных и повторяющихся задач — их проще всего автоматизировать.
Согласно Отчету Wrike об операционной эффективности, 68% работников считают, что 40% их времени уходит на решение рутинных задач. 38% респондентов отметили, что 40% их работы можно автоматизировать.
Инструменты для автоматизации
Гибкое управление ресурсами и загруженностью команды
Например, Wrike Resource позволяет эффективно планировать и распределять ресурсы в режиме реального времени.
Диаграмма Ганта
Дает возможность просматривать сроки выполнения задач в папке или проекте и быстро корректировать график проекта.
Отчёты
Позволяют получить детальное представление о ходе всех проектов и работе всех команд.
Формы запросов (заказ клиента, ТЗ, бриф, тикет)
Позволяют сразу запросить и собрать всю необходимую информацию от заказчика до начала работы, а затем автоматически запустить новый проект по уже существующему шаблону.
Доски
Участники проектной группы могут отслеживать статус задачи и изменять его, создавать новые задачи, а также видеть, над какими задачами нужно работать.
Режим комментирования
Оптимизирует процесс согласования по проектам и сохраняет историю обсуждений в одном месте.
Синхронизация между приложениями
Помогает расширить возможности команд. Пример таких интеграций в Wrike — двусторонняя синхронизация с JIRA и Github, популярных у команд разработки).
Инструменты для автоматизации
Гибкое управление ресурсами и загруженностью команды
Например, Wrike Resource позволяет эффективно планировать и распределять ресурсы в режиме реального времени.
Диаграмма Ганта
Дает возможность просматривать сроки выполнения задач в папке или проекте и быстро корректировать график проекта.
Отчёты
Позволяют получить детальное представление о ходе всех проектов и работе всех команд.
Формы запросов (заказ клиента, ТЗ, бриф, тикет)
Позволяют сразу запросить и собрать всю необходимую информацию от заказчика до начала работы, а затем автоматически запустить новый проект по уже существующему шаблону.
Доски
Участники проектной группы могут отслеживать статус задачи и изменять его, создавать новые задачи, а также видеть, над какими задачами нужно работать.
Режим комментирования
Оптимизирует процесс согласования по проектам и сохраняет историю обсуждений в одном месте.
Синхронизация между приложениями
Помогает расширить возможности команд. Пример таких интеграций в Wrike — двусторонняя синхронизация с JIRA и Github, популярных у команд разработки).
Онлайн-курс
Управление проектами с p3express
Управление проектами с p3express
Присоединяйся и учись в любое время!