Встречи 1 на 1: проводим эффективно и не тратим время впустую

Что такое one-to-one

One-to-one, или 1 на 1, — это регулярные личные встречи руководителя с отдельным членом команды.

Условно one-to-one бывают двух типов: 

🌚 С фокусом на задачах. Обсуждаете планы и результаты. Подходит для онбординга новичков.

🌝 С фокусом на настроении сотрудника. Узнаёте трудности и потребности сотрудника, вместе находите пути решения. Помогает подсветить проблемы в команде на ранних стадиях. 

Пример: разработчик стеснялся рассказать о своём напряжении на общей встрече. Но на one-to-one лично пожаловался, что начал выгорать. Вы предлагаете взять отпуск, снять часть задач или взять новые (более интересные для него). Тем самым предотвращаете возможное увольнение. 

Win-win получается.

Поэтому для менеджера проектов one-to-one-встречи обязательны — они как градусник, который измеряет температуру команды и подсказывает, когда и кому пора остыть.

Подготовка ко встрече

Вот несколько правил, чтобы всё было под контролем:

Сформулируйте цель. Это самое главное. Нужно знать, что вы хотите от встречи: обсудить задачи на месяц или неформально поболтать. Лучше не созваниваться вовсе, чем созваниваться просто так.

Составьте план. Пропишите тему one-to-one-встречи и ключевые вопросы.

Согласуйте встречу. Выберите дату и время для звонка, уточните у коллеги, свободен ли у него слот. После пришлите коллеге приглашение в календарь. В карточке укажите всё необходимое: дату и время, ссылку на конференцию и коротко суть созвона.

План, необходимые документы и ссылки продублируйте коллеге в чат или в таск-трекер, чтобы он точно увидел и подготовился.

Чётко ограничьте время. Не стоит на one-to-one тратить по два часа. Пожалейте и своё время, и время сотрудника. Оптимальная длительность встречи один на один: 30-60 минут.

Будьте тактичны. Не задавайте слишком личных вопросов. Можно (и полезно) отвлечься от работы, поговорить о хобби, но не стоит «лезть в душу».

Делайте заметки. Параллельно беседе записывайте самое важное. Если сложно — включите запись, но обязательно предупредите об этом коллегу.

Зафиксируйте договорённости. Сделайте в базе знаний краткое резюме встречи и, если сформулировали новые задачи и идеи на созвоне, — добавьте их в таск-трекер, укажите следующие шаги, дедлайны и ответственных.

Не используйте сказанное на one-to-one против сотрудника, особенно если он поделился личными переживаниями. Так вы потеряете всё доверие. Рассказывайте о чём-либо только с согласия сотрудника.

О чём спрашивать

Универсального шаблона нет. Для каждого сотрудника стоит подбирать индивидуальные вопросы, исходя из его прогресса и ситуации в проекте в целом.

Но предлагаем 10 общих вопросов, с которых можно начать:

О настроении

• Как себя чувствуешь, всё ли в порядке?

О задачах

• Над какими задачами сейчас работаешь?
• Есть какие-то блоки или трудности?
• Справляешься с нагрузкой?
• Как я или команда можем помочь?
• Какие задачи тебя бесят, а какие особенно нравятся?

О команде

• Как настроения в команде? Есть ли конфликты?
• Достаточно ли поддержки получаешь от ребят и от меня?
• Что можно улучшить в нашей с тобой коммуникации?

О планах

• Какие у тебя карьерные цели на полгода-год?
• Есть ли ощущение, что каких-то знаний не хватает? Может, ты присмотрел себе какой-то курс?

Если вопросы задают вам

Мы нашли на Reddit отличный шаблон-фреймворк, который поможет отвечать чётко и по делу. Вот его перевод:

Говорите прямо

Часто достаточно одного лаконичного предложения. Не нужно пускаться в долгие объяснения. Стандартная схема ответа:

1. Ответ.
2. Обоснование.
3. Дополнительные факты (если необходимо).

Говорите конкретно

Собеседнику должно быть сразу понятно, о чём или о ком идёт речь.

Избегайте размытых формулировок

Приводите цифры — так ответ будет максимально понятным и убедительным.

Что делать, если не знаешь ответа?

1. Честно признайтесь в этом.
2. Расскажите, как будете решать проблему. Пример: «Извини, сейчас я не могу ответить. Подготовлю развёрнутый ответ к пятнице, 15:00, хорошо?»

Как часто проводить встречи

Зависит от размера команды, от опыта сотрудников, их потребностей, состояния проекта и не только.

Вот примерные рекомендации:

• Для новичков — еженедельные встречи 1 на 1 в течение первых 1-3 месяцев. Важно видеть, насколько хорошо сотрудник адаптируется и всё ли ему понятно в проекте.
  
• Для опытных — раз в месяц или раз в квартал.
  
• Для критических проектов — еженедельно или чаще, если проект требует интенсивного контроля и координации.
  
• Для стабильных проектов — ежемесячно или реже, если нет необходимости в частом вмешательстве.

Подбирайте частоту, исходя из особенностей вашего проекта и методологии — и смотрите на обратную связь команды. Важно не «задушнить» постоянными созвонами.