Не тратим деньги впустую — P3.express научил отказываться от провальных проектов

Привет! Я Анна Коткова, руководитель направления заказной разработки в Lad — российской ИТ-компании, которая помогает бизнесу решать любые задачи, связанные с автоматизацией.

В статье расскажу, как узнала о методологии P3.express, принесла её в компанию и обучила всех менеджеров проектных направлений. Теперь мы лучше планируем и чётко работаем с рисками.

Почему именно P3.express

Lad — достаточно крупная компания, в штате 600 сотрудников. Но долгое время у нас не было единой методологии проектного управления.

Так, специалисты по внедрению «1C» пользовались стандартом «1С», но для проектов на других стеках он не подходил. PMBOK казался слишком трудоёмким в освоении и избыточным для наших задач.

В проектах разработки на открытом стеке мы работаем по Scrum, но он хорошо работает лишь в части администрирования процесса разработки, а всё, что относится к достижению целей проекта, остаётся за его контурами.

Однажды мой сотрудник, лид отдела DevOps, принёс ссылку на P3.express. Я сравнила подход с другими, почитала отзывы и поняла — это то, что нам нужно. Универсальная и простая методология, которую легко адаптировать под разные проекты.

Вот что особенно понравилось руководству и команде:

Регулярный этап «Go / No go»

Нежизнеспособные проекты были нашей проблемой. От проджект-менеджера требовали в любом случае показать результат, даже если изменились цели или внешние обстоятельства. Многие проекты тянулись по инерции, даже когда было ясно, что успеха не будет. Всё это приводило к огромным инвестициям, потраченным впустую.

P3.express предлагает ввести этап «Go / No go» и каждый месяц оценивать здоровье проекта: достигаем ли мы поставленных целей или работаем просто потому что. Если видим, что проект неудачный, — закрываем его на ранних этапах, чтобы не прожигать бюджет.

Детальное описание содержания и целей проекта

В P3.express всего четыре обязательных документа для проектов, и все они — максимально понятные и чётко структурированные.

Так, документ Резюме проекта помогает сформулировать цели проекта и ожидаемый результат, зафиксировать сроки и бюджет на реализацию, осознать всех участников проекта. А Реестр последующих действий — подумать о рисках заранее и спланировать каждый шаг на случай форс-мажора.

Без понятной документации в проекте цели и планы становятся размытыми, команда не знает, что делать и зачем. И это тоже приводит к потере бюджета.

Роль спонсора в проекте

По методологии в проекте должен быть спонсор — человек, которому проект нужен на 100% и который может выделять ресурсы. То, что спонсором может быть не компания, а один из сотрудников, стало для нас открытием.

В методологии всё взаимосвязано 

Все этапы, документы и события. P3.express учит чётко фиксировать цифры и показатели, чтобы в начале каждого цикла видеть, правильно ли мы движемся.

Фокусированная коммуникация

Также P3.express делает особый акцент на фокусированной коммуникации. То есть по методологии проджект-менеджер должен регулярно сообщать команде и стейкхолдерам о ходе проекта. Рассылать сообщения в корпоративном чате, на почту или другим способом.

Это повышает культуру прозрачности в компании: все всегда в курсе, какие проекты запущены и какой по ним прогресс.

Обучение по P3.express и сертификация

Я пришла на курс по P3.express в pmclub. Обучение совмещала с работой, поэтому на весь курс ушло 1,5–2 месяца.

Учиться было максимально комфортно: видеоуроки короткие, можно смотреть в любое время, под каждым видео есть полезные шаблоны и ссылки на инструменты. Есть обратная связь от куратора, который даёт развёрнутый фидбек и отвечает на любые вопросы по теме.

Главное — было специальное видео с советами по внешней сертификации по P3.express. Преподаватели подробно объяснили, как подготовиться, и провели тренировочные экзамены. Это помогло мне получить международный сертификат P3.express Practitioner с первого раза.

Как принесла P3.express в компанию

В компании Lad развитая система обучения. Когда кто-то из сотрудников проходит внешние курсы, мы делаем внутреннее обучение — вдруг кому-то ещё пригодятся знания.

Поэтому, когда я прошла курс по P3.express, мы совместно с коллегой подготовили видео о методологии для других менеджеров. Я рассказала, чем мне понравился P3.express и как его можно использовать в проектах.

После презентовала методологию генеральному директору. Тогда у нас были проблемы с достижением целей проектов — много денег тратилось на неудачные гипотезы и лишние действия. Я рассказала, как с помощью P3.express можно оптимизировать работу. 

Генеральному директору и топам понравилась презентация. Так мы решили запустить внутреннее обучение в компании.

Внутренний курс: процесс

Сначала записали несколько уроков по P3.express с заданиями и загрузили на HR-платформу. Сотрудники присылали мне «домашки», я давала комментарии и принимала правки.

Раз в неделю созванивались с учениками в Google Meet на час. Каждый по очереди рассказывал, как у него продвигается учёба. Не всегда всё шло гладко — например, было много вопросов на тему назначения спонсора. Но совместными усилиями мы приходили к консенсусу. Сначала курс прошли руководители, а потом они обучили свою команду.

Пробовали «примерить» P3.express на практике. На брейнштормах с командой менеджеров обсуждали, как использовать методологию в текущих проектах. Один сотрудник настолько увлёкся, что даже организовал переезд по P3.express.

Выдали внутренние сертификаты сотрудникам, которые прошли курс.

Рассказали об успехах всей компании. Организовали мероприятие, на котором менеджеры, освоившие P3.express, выступали с презентацией о том, как применяют методологию и как она им помогает.

Как мы адаптировали P3.express

Пока в текущие проекты мы внедрили только отдельные элементы, потому что сложно применять новую методологию к большому, давно существующему проекту со своими процессами.

С новыми проектами тоже не всё так просто — пока мы не успеваем делать всё чётко по шагам, потому что иногда нужно поскорее подготовить документацию и наработки, не дожидаясь какой-либо встречи по плану. Пока получилось запустить по P3.express один проект, и ещё один на подходе.

Когда мы с командой обсуждали методологию, решили, что у нас не получится делать недельные планирования. Исторически сложилось, что мы работаем по Scrum с двухнедельными спринтами, и, скорее всего, P3.express будем адаптировать под эти сроки.

Также мы немного модифицировали Резюме — пишем в нём цель заказчика и наши внутренние цели.

Саму работу организовали в рабочем таск-менеджере YouTrack, где разместили базу знаний и папки по каждому проекту в P3.express.

Что нам дало внедрение P3.express

Нам стало проще формулировать конкретные цели проекта. Например, не просто заработать денег, а создать продукт с определённой функциональностью и реализовать внешний коммерческий проект с определённой рентабельностью.

Когда начинаешь фиксировать цифры, уже думаешь по-другому — какие дополнительные ресурсы понадобятся, как они скажутся на рентабельности, как это можно оптимизировать и прочее.

P3.express действительно меняет мышление — и на рабочем, и на личном уровне. И это самое главное.