Управление стало прозрачным и системным: как «ВсеИнструменты.ру» внедрила P3.express
Теперь команда понимает друг друга с полуслова, а заказчики больше не спрашивают «что там у вас вообще происходит»
Привет! Я Марина Трушникова, сотрудник проектного офиса компании «ВсеИнструменты.ру».
Коротко расскажу о компании: «ВсеИнструменты.ру» — крупнейшая сеть DIY-сферы в России с несколькими складами, со своими брендами и производством. Общее количество сотрудников — около 5000–6000. Проектный офис (ПО) компании работает по ИТ-проектам со всеми направлениями: розница и опт, склады, HR, юридический департамент, финансы.
Проектный офис играет важную роль, учитывая многообразие внутренней ИТ-инфраструктуры компании, которая усложняет взаимодействие между разными командами и системами.
Я участвовала в развитии проектного офиса, вела с командой самые разные проекты, а главное — помогла наладить процессы на базе методологии P3.express. Но обо всём по порядку.
Проблема: отсутствие системы управления проектами
Два года назад наш ПО только зарождался и штат был небольшим: руководитель, администратор и два проджекта. Для сравнения, сейчас в штате уже восемь менеджеров проектов.
Тогда все проекты заказчики описывали в формате WhitePaper — это страница А4 с общей информацией о проекте. После на основе WhitePaper мы формировали Паспорт проекта, в котором расписывали цели, бюджеты, сроки, указывали стейкхолдеров. То есть это официальный рабочий документ, куда мог зайти любой руководитель и сотрудник и ознакомиться с сутью проекта.
Но было понятно, что этого недостаточно для эффективной работы. По ходу реализации проекта появляется много дополнительной информации, которую нужно фиксировать.
У нас не было стандарта, правил и даже шаблонов для работы. Это мешало как нам, так и руководителям, для которых процессы были непрозрачными.
Поэтому я поставила перед собой цель — пройти курсы, которые помогли бы мне и моим коллегам лучше разобраться в процессе управления проектами и адаптировать полученные знания.
Решение — внедрение P3.express
Я изучала разные фреймворки и системы управления и остановилась на P3.express. Это методология, которая предлагает пошагово управлять проектом (33 шага, разбитых на 7 этапов).
Например, есть этап запуска проекта, когда проджект собирает команду, составляет описание проекта и проводит стартовую встречу. И есть цикличные этапы, в которых описывается, какие действия должен выполнять проджект каждый день/неделю/месяц.
Также в P3.express всего 4 обязательных документа (по ссылкам вы можете посмотреть шаблоны):
Эта методология подошла под наши запросы, потому что её:
- Легко внедрить. У P3.express несложное руководство, в котором можно разобраться самостоятельно и после поделиться опытом с командой. Это проще, чем 200+ страниц PMBOK7.
- Легко адаптировать. Методология разрешает гибко менять процесс: убирать шаги, добавлять новые, менять шаблоны и документы под специфику вашего проекта. Это гибче, чем PRINCE2.
Далее я прошла курс по P3.express от pmclub. Параллельно перекладывала методологию на процессы компании и давала обратную связь руководителю. После провела обучение для команды, где рассказала, как применять P3.express, что должно быть в документации проекта, чтобы она была прозрачной для бизнеса и эффективной для работы.
Как мы адаптировали методологию
1. Объединили некоторые этапы
Когда команда больше погрузилась в P3.express, мы решили не чётко следовать каждому шагу, а на основе системы описать свой жизненный цикл проекта.
Например, классические семь этапов сократили до пяти:
- A1. Подготовка проекта.
- А2. Планирование цикла.
- А3. Еженедельные и ежедневные действия.
- А4. Сдача этапа проекта.
- А5. Закрытие проекта и извлечение выгод.
Изменили и названия этапов: отказались от последовательности A–G в пользу A1–A5. Шаги внутри этапов нумеровались так: A1–1, A1–2 и далее.
Все эти изменения не критичные, скорее косметические — просто нашей команде так было удобнее.
2. Перенесли всё в Confluence
Все фазы и шаги я перенесла в Confluence. Например, если проджект запускает проект, ему больше не нужно спрашивать у руководителя «а с чего начать?» или действовать интуитивно.
Теперь достаточно зайти в Confluence и последовательно прочитать гайд. Так, он открывает документ «Подготовка проекта» и видит конкретные шаги, по которым нужно вести проект:
- A1–1: определить скоуп проекта.
- A1–2: получить решение о приоритете проекта.
- A1–3: утвердить руководителя проекта и лидера ДИТ.
- И другие.
Внутри каждого шага описано, какие документы нужно вести и какие данные мы должны получить в итоге. Всё подробно детализировано: с чек-листами, советами и целями. Не потеряешься.
К примеру, чтобы пройти шаг A1–1, проджект должен свериться со списком:
- ✅ Инициатор оформил WhitePaper.
- ✅ Заказчик согласовал WhitePaper и передал в проектный офис.
- ✅ Получен размер проекта.
Так неопределённость сводится к минимуму — и все проекты идут примерно по одному понятному пути.
По ссылке можно посмотреть подробнее, как мы по шагам описали этап «А1. Подготовка проекта».
3. Создали под каждый проект отдельное пространство в Confluence
Далее поэтапно расписали весь цикл работы. По каждому этапу создали чек-листы, а для каждого необходимого документа был шаблон — в Confluence или в Google Docs. Для шаблонов мы также сделали описания: какая у него цель, когда он заполняется, для чего служит и как часто обновляется.
Шаблоны документации по проекту были представлены в отдельном репозитории проектного офиса — как обязательные, так и необязательные. Примерный состав был таким:
4. Визуализировали процесс в Miro
После мы совместно с коллегами перенесли на Miro детализацию областей по документам и ролям.
Расписали этапы и шаги внутри каждого проекта, документацию, с кем что нужно согласовывать и так далее. Получилась большая карта, которая помогает ориентироваться, кто за что отвечает и как действовать.
Как выстроили коммуникацию
P3.express особое внимание уделяет коммуникации с командой и рекомендует постоянно держать в курсе дел заказчиков. Это помогает сделать процесс максимально прозрачным — и такая практика у нас хорошо прижилась.
После любой коммуникации мы фиксировали договорённости, прикладывали необходимые документы и направляли информацию через те каналы, которые были определены на стартовой встрече.
К примеру, сбор информации по здоровью проекта у нас происходил так:
- Раз в две недели собирали от заказчика, руководителя проекта и команды обратную связь по работе на проекте.
- Понимали, какие есть трудности, риски и какова в целом удовлетворённость команды.
- Часто на основе обратной связи руководитель проекта вносил коррективы в информирование и коммуникацию, выносил на обсуждение подсвеченные риски — как положительные, так и отрицательные.
Также раз в две недели проводилась отчётность по проектам. У каждого направления компании были свои встречи, на которые приглашались все руководители, заинтересованные в проекте: заказчик, спонсор, руководитель проекта и администратор проектного офиса для фиксации протокола встречи.
На встрече руководитель проекта отчитывался о здоровье проекта: результатах, планах, рисках и проблемах. Ещё он готовил презентацию с показателями прогресса, цифровыми метриками и отчётом по движению к цели.
Какие инструменты и фреймворки использовали
Мы брали отдельные инструменты, которые советует применять P3.express, и адаптировали их под наши процессы. Отмечу, что мы не полностью внедрили P3.express, а на его базе собрали собственный подход и взяли из методологии наиболее удачные практики.
А также разработали много своих шаблонов, которыми команда пользуется до сих пор.
1. Матрицы RACI и DACI
DACI полезна на начальном этапе, когда нужно познакомиться, сформировать список стейкхолдеров и распределить роли.
Более активно мы работали с матрицей RACI — возвращались к ней перед каждым новым этапом и корректировали с учётом изменившихся вводных. В ходе работы часто менялись разработчики, тимлиды, архитекторы, стейкхолдеры. Либо проект затрагивал новые области, развивался, подключались новые структурные подразделения, новые процессы.
Матрица RACI очень помогала, особенно когда у нас было несколько команд разработки.
2. Визуализация целей по проекту
Я оформляла дерево целей и WBS (Work Breakdown Structure, или ИСР, иерархическая структура работ) — метод декомпозиции проекта на несколько веток, которые, в свою очередь, состоят из уровней. По WBS в уровнях прописываются не задачи, а желаемые результаты работы.
Так как в таблицах Excel, списках бэклога или даже Jira, которой мы пользовались, не всегда было понятно, что мы сейчас делаем и к чему нужно прийти. Наглядная визуализация помогала команде чётче представить цель и задачи проекта.
3. Реестр рисков
Старались вести реестр рисков по проектам — сделали шаблон, в котором учитывали градацию рисков в зависимости от влияния и вероятности возникновения.
На встречах с руководителями других проектов и ретроспективах обсуждали проблемы и удачные кейсы. Делиться этой информацией было очень полезно. Например, если команда начинала работать над проектом, можно было найти похожие и посмотреть, какие у них были риски.
Что нам всё это дало
Благодаря курсу pmclub и внедрению методологии P3.express я сама прокачалась как руководитель проектов и сумела обучить ребят, поделиться полезными шаблонами и инструментами.
Знания методологии дало нашему отделу толчок к дальнейшему развитию проектного офиса. Шаг за шагом мы улучшали процессы как внутри ПО, так и по всей компании. В том числе благодаря этому наш проектный офис развился ещё больше — сейчас он уже охватывает не только отдельные ИТ-проекты, но и бизнес в целом.
Проджекты стали понимать суть дела и общаться на одном языке.
Появились стандарты оценки работы руководителя проекта, команды и заказчика. Так, мы отслеживали конкретные метрики и чек-листы — по проведению мониторингов, презентации результатов, сбору обратной связи у команды и заказчика, аналитике, формированию следующих шагов.
Благодаря пошаговому процессу у руководителей сложилось понимание, чем мы вообще занимаемся. Они увидели, что какие-то вещи гораздо быстрее реализуются именно по P3.express — когда все знают, что настанет день X, придёт проектный менеджер и расскажет, что происходит с проектом.
Управление проектами с методологией P3.express
Станете сертифицированным проджектом на мировом рынке
Хочу-у-уКурс: Управление проектами с P3.express
Узнаете, как управлять проектами от А до Я, и получите доступ к международной сертификации