Вам передали проект: что делать

Всем привет! Я Илья Дементьев, в проектном управлении уже более 10 лет, делюсь своим опытом на YouTube и в Telegram. Специально для pmclub media хочу рассказать, как прийти в уже действующий проект и не сойти с ума.

Что может пойти не так

Я неоднократно сталкивался с ситуацией, когда компания сначала инициирует новый (конечно же, очень важный) проект и только потом понимает, что все проектные менеджеры уже на 100% загружены. Но проект запущен, спонсор/заказчик обозначает дедлайны, тормозить никто не собирается.

Компания выходит на рынок труда и открывает подбор на позицию проектного менеджера. Пока ищет, может пройти несколько месяцев. За это время уже сформируется гора операционки, документации и задач в бэклоге.

На время рекрутинга (чтобы дело не стояло) проект обычно подхватывает кто-то из списка:

• Менеджер (не проджект) из проектной команды со стороны заказчика.
• Проджект, который уже и так загружен другими проектами.
• Тимлид проджектов/руководитель проектного офиса.

Каждый из этих вариантов содержит свои риски. В первом случае у менеджера может быть достаточно времени, но мало компетенций в проектном управлении. Поэтому не стоит ожидать от него суперэффективного управления.

Во втором и третьем случаях, хотя опыта у проджектов и тимлида должно быть достаточно, они смогут выделить на проект 5–10% рабочего времени. Ведь у них есть другие задачи и новый проект может обладать не самым высоким приоритетом в списке активностей. 

В итоге все три варианта сводятся к тому, что на время поиска нового проджект-менеджера проект управляется неэффективно и все проблемы, накопившиеся снежным комом, достаются новичку.

Что делать новому проджекту в таком проекте и с чего начать? Давайте разбираться.

Узнайте, как будет проходить онбординг

Устройство в новую компанию всегда сопряжено с дополнительным стрессом и нагрузкой. Нужно познакомиться с массой новых людей, погрузиться в новую корпоративную культуру, понять различные тонкости и процессы.

Если в нагрузку к этому на плечи падает важный проект, который уже надо спасать, то это верный путь к овертаймам, выгоранию и желанию уволиться.

Поэтому ещё на этапе собеседований спросите, как устроен онбординг в компании:

• Будет ли вас кто-то сопровождать в этот период?
• Что сейчас происходит в проекте, на каком он этапе?
• Кто сейчас управляет проектом?
• Сколько времени заложено на передачу проекта?

Если компания не рассматривает плавный ввод в работу — это может быть красным флагом 🚩

Детально разберите план проекта

Первая проблема, с которой вы столкнётесь, — в том, что вы, скорее всего, не сможете оценить точность составленного плана проекта. Потому что сроки напрямую зависят от процессов/процедур компании, доступности ресурсов, корпоративной культуры. Всё это вы сможете прочувствовать только через какое-то время, поработав в компании хотя бы полгода.

А проект-то нужно делать прямо сейчас! 

Полгода на изучение тонкостей корпоративной жизни никто не даст. Даже если вы уже делали похожий проект в другой компании, этот опыт не всегда можно полностью перенести на новый проект.

Посвятите достаточное количество времени на детальный совместный разбор плана проекта с временным проджектом. «Прилипните» к нему и не отпускайте, пока вам не разъяснят все детали и тонкости, с которыми вам придётся столкнуться. Это может не сработать, если временным проджектом будет менеджер от заказчика. Потому что он сам может этих тонкостей не знать. 

Тогда вам нужно приставать (в хорошем смысле этого слова) к руководителю или другим проджектам. Чтобы они помогли вам разобраться в деталях.

Ваша задача — понять, насколько это реализуемый план, и актуализировать его.

Запомните главное — соглашаться на сроки реализации проекта по плану, который разрабатывали не вы и в котором вы плохо разбираетесь, может быть чревато серьёзным срывом сроков.

Постройте продуктивное и регулярное взаимодействие с заказчиком

С периодичностью, которая будет устраивать все стороны. В период передачи проекта привлекайте к этим встречам временного проджекта, чтобы он активно помогал вам правильно информировать заказчика о ходе проекта и возможных рисках.

Если в ходе изучения плана вам стало ясно, что проект уже неактуален — как можно раньше сообщите об этом заказчику.

Попробуйте договориться на новые сроки или другим образом компенсировать отставание (выделить дополнительные ресурсы).

Одна из самых частых ошибок проджектов — за день до дедлайна ставить заказчика перед фактом, что сроки проекта значительно смещаются. Не забывайте, что ваш заказчик, возможно, тоже перед кем-то отчитывается (например, перед акционерами). 

Чем раньше вы обозначаете проблему и чем раньше вы начинаете её решать — тем лучше для вас, для проекта, для команды, для заказчика.

Познакомьтесь с командой

Попросите временного проджекта лично познакомить вас с командой и всеми ключевыми стейкхолдерами. Это важный шаг, который поможет вам значительно быстрее погрузиться в проект и процессы компании. И избавит вас от необходимости объяснять каждому новому для вас человеку, кто вы такой и что от него хотите.

После актуализируйте с проектной командой статус готовности текущих задач проекта. Попробуйте оценить, насколько команда вовлечена в проект и реально занимается задачами. Сразу начните проводить регулярные встречи для уточнения статуса, деталей, рисков проекта.

Уточните у команды, насколько на их взгляд реален текущий план проекта. Видят ли они какие-то дополнительные риски, будет ли проект завершён в установленный срок?

Если обнаружились новые риски — возможно, стоит пересмотреть план проекта или обсудить их с заказчиком.

Страх — главный враг

Страх быть непонятым или непринятым в новой компании, в новом коллективе. 

Мы стараемся понравиться всем. Часто это желание мешает нам показывать объективную картинку и, например, обсуждать перенос сроков проекта. Если вы в начале вашей работы произведёте впечатление «славного парня» (или девушки), но через какое-то время проект с треском провалится, вряд ли ваша репутация сильно поможет. 

С этим страхом нужно бороться и помнить, что оценивать вас будут в первую очередь по вашим результатам.

Чек-лист: что делать, если проект передаёте вы

В завершение — несколько советов на случай, если временным проджектом оказались вы. Следуйте этим шагам, чтобы грамотно передать проект (и чтобы новый менеджер не сбежал в первый же месяц):

1. Выстраивайте регулярную коммуникацию с заказчиком. Показывайте актуальный статус проекта, даже если изменений нет, чтобы избежать ложных ожиданий.
2. Обсуждайте вероятность смещения сроков. Если проект отстаёт — сообщите об этом и предложите подвинуть дедлайны.
3. Сверяйте приоритеты с заказчиком. Если проект важен, обсудите приоритет задач. Возможно, стоит приостановить другой проект ради нового.
4. Сформируйте команду до прихода нового менеджера.
5. Подготовьте список участников команды. Создайте документ с информацией о должностях, функциях и контактах участников, согласуйте его с ключевыми стейкхолдерами. Например, всё это можно описать в Резюме проекта.
6. Поддерживайте регулярные коммуникации внутри команды. Создайте общий чат или пространство для обмена информацией, даже если изменений немного.
7. Не выкидывайте новичка «за борт». Организуйте прозрачный процесс передачи проекта новому менеджеру: передайте всю документацию и введите в курс дела.