Управляю проектами по P3.express в ИТ-интеграторе: вот как я выстроила процесс

Привет! Я Анастасия Киселёва, работаю проджект-менеджером в ИТ-интеграторе ХОСТ уже более 6 лет. Сейчас основной проект команды — это интеграционная шина, которая связывает информационные системы медицинских учреждений с «Госуслугами». Так, благодаря нам пациенты могут записываться на приём через профиль на «Госуслугах». 

Месяц назад я прошла курс по P3.express в PMCLUB. Хотела закрыть две цели: освоить методологию и подтянуть английский, поэтому выбрала курс на английском языке.

Понравилось, что курс ёмкий, короткий, с наглядными примерами и небольшими тестовыми заданиями для закрепления после каждого блока. С помощью курса я хорошо подготовилась и успешно сдала экзамен по P3.express.

Почему выбрала P3.express 

Когда пришла в компанию, в проектном офисе уже были налажены процессы управления, в основном на базе методик PMI. Были обязательные стандарты, регламенты и документация, но мне не хватало системности — рутинных операций по регламенту, расписания проверок, списка метрик и прочего.

То есть процессы хоть и были, но верхнеуровневые.

Например, мы сверяем бюджет в портфеле раз в квартал или полгода, но процесс регулярного управления остаётся на усмотрение каждого менеджера.

P3.express помог наладить систему и определить, что делать каждый день и каждую неделю, чтобы управлять проектом более целостно. Главные плюсы методологии для меня — это:

• Универсальные принципы. Они подойдут к большинству проектов и сформированы максимально чётко.
• Цикличность. Так удобно работать и контролировать процесс. Не нужно постоянно держать что-то в голове или записывать. Через несколько циклов вы будете знать нужную последовательность действий. Очень экономит время.

• Ориентация на коммуникацию. В P3.express выделены особые шаги для тимбилдинга, вовлечения команды в процессы, обратной связи. Практически в каждом цикле есть шаг фокусированной коммуникации. Коммуникация выступает в роли клея для проекта, который соединяет людей и системы.

Работа по P3.express: мой процесс

Применять методологию я начала ещё по ходу обучения в PMCLUB.

Проходила блок курса, сразу пробовала его на практике — и так постепенно внедряла P3.express в проекты. 

С помощью методологии мы выявили проблему, что команде не хватает единого пространства управления проектами, где мы могли бы фиксировать все менеджерские процессы. Сейчас ищем такой инструмент, а пока я пользуюсь нашей рабочей «викой», в которой создала четыре основных документа по проекту и чек-лист по процессам.

Реестр последующих действий

Из документов P3.express Реестр последующих действий для меня оказался самым полезным, потому что позволяет ежедневно мониторить риски.

Изначально у нас в системе был реестр рисков, но громоздкий и редко обновлялся. Я сделала упрощённую Google-таблицу, с которой работаю каждый день и вовремя подмечаю слабые места проекта. 

Как формулирую риски:

• Ещё на этапе инициации проекта провожу командную встречу, где команда обсуждает возможные риски.
• Фиксируем риски в таблице и назначаем ответственных.
• Если на еженедельных и ежемесячных встречах находим новые риски — тоже вносим их в реестр.
• Я мониторю состояние каждого риска и опрашиваю ответственных, какие меры приняли для его снижения. То есть ответственность за риски распределена по команде, а я этим управляю. 

Документ: Процесс управления

Все шаги P3.express (часть адаптировала под свои проекты) я записала в отдельное пространство и назвала его «Процесс управления». Туда заношу информацию по инициации и закрытию месяца, а также чек-листы, комментарии по проекту, выводы по итогам действий, метрики и другие моменты, которые нужно зафиксировать.

Шаги расписаны по неделям, месяцам, а также отдельно по инициации и закрытию проекта — как и в P3.express. Список недельных шагов повторяется, и я проставляю галочки и пишу комментарии, когда процесс выполнен.

Также придумала собственную систему формальных (числовых) и абстрактных метрик, которая позволяет выявить узкие места проекта, например расползание сроков, бюджетов, слишком громоздкие, затягивающиеся задачи.

Ретро и опросы

По итогу месяца анализирую данные и заполняю таблицу для ретроспективы. Точнее, мы не называем это ретро, а обсуждаем итоги в ходе обычной встречи. Например, если мы слишком быстро тратим бюджет — обговариваем это с командой.

Также применяю анонимные опросы для ретро из методологии — выясняю уровень удовлетворённости команды: насколько участники довольны проектом, понимают ли цели и далее. Ребята оставляют оценки и обратную связь через Google-форму.

Так мы можем обсудить с командой проблемы, вопросы, предложения и опасения. Это сильно улучшает двустороннюю связь.

Пока я совмещаю в работе P3.express и PMI. Этапы проекта расписываем по PMI — инициация, планирование, реализация, завершение. Но в рамках этих этапов я уже планирую задачи по P3.express. 

Познакомила с P3.express коллег

Самым сложным блоком для меня оказалось «Здоровье проекта».

Чтобы коллеги тоже ревьюили и заполняли таблицу, нужно, чтобы они были вовлечены во все процессы методологии и понимали смысл. Поэтому я подготовила презентацию и рассказала о P3.express, принципах и о том, как сама веду проекты.

Сейчас мы на этапе обсуждения — решаем, какие шаги будем внедрять на уровне компании. Коллеги уже хотят использовать ежемесячное ревью и Реестр здоровья проекта, модифицированный под нашу компанию. 

Полностью внедрить методологию вряд ли получится, но некоторые шаги мы точно планируем взять.

Среди плюсов P3.express коллеги назвали дополнительный контроль над проектом и мотивацию вовремя выполнять рутинные задачи.

В наших бизнес-процессах есть проверки от руководства, но они происходят только на этапе закрытия проекта. Например, проект идёт год — и только в конце мы проверяем, всё ли сделано по регламенту. Если ввести реестры и проверки из P3.express на уровне компании, то они помогли бы регулярно следить за выполнением регламентов.

Всем понравился фокус на обратной связи — что сотрудники могут задавать уточняющие вопросы, предлагать идеи или корректировки.

И поддержали идею проводить стартовые встречи по проекту. Особенно, если сделать их неформальными — например, на шашлыках 🙂 Мы решили в следующем году обязательно организовать.

В чём сложности применения методологии

Но применить P3.express можно не ко всем проектам. Так, в проектах сопровождения задачи от заказчика могут поступить спонтанно — например, если что-то сломалось. Как таковых ежемесячных циклов здесь нет, потому что в один месяц задач может вообще не быть, а в другой их появится 10 штук, и это нельзя спланировать заранее.

Впрочем, в своих проектах по сопровождению я приспособила методологию под себя. Несмотря на какие-то срочные задачи и баги, которые возникают, у меня всё равно есть определённый пул задач, который могу планировать по P3.express.