Рецензия на книгу Томаса Кайзера «Фасилитация на практике»

Томас Кайзер рассказывает историю о том, как в компании Xerox решалась проблема повышения активности рабочих групп, которые совместно работали над задачами и решали те или иные проблемы. Методика Mining Group Gold («Как добыть золото группы») родилась из набора инструментов и инструкций, которые он разработал ещё в 80-х годах.

Инструменты были настолько эффективны, что использовались по всей компании, а спустя десять лет была написана книга. На текущий момент она переиздана уже 3 раза. Лично меня всегда всегда смущали бизнес-книги, которые много раз переиздаются с незапамятных времен. И если бы не счастливая случайность, то, скорее всего, я бы эту книгу пропустила мимо.

НО! Все описанные инструменты актуальны даже спустя 30 лет, и их реально можно применить в работе.

В чём же фишка этого метода? В чём секрет, что даже после 30 лет набор техник и инструментов работает и приносит результат?

Томас Кайзер сформулировал свои идеи на проверенных подходах к тому, что работает в любой компании, на любом уровне, при любых условиях. Методика «добывания золота» — это в первую очередь чёткий пошаговый процесс, который позволяет стратегически развивать навыки фасилитации команд, нацеливая их на внедрение инноваций и получение высоких результатов.

Основные проблемы, с которыми сталкиваются компании

1. Переход от неструктурированного, индивидуалистического подхо­да к разрешению проблем и принятию решений к организованным и преимущественно согласованным усилиям в этом направлении.

Ещё в детстве частенько слышала фразу: «Я — это последняя буква в алфавите». Что-то в этом есть. Работая в команде, надо помнить, что работаешь не на личные цели, а на командный результат. Перетягивание внимания на конкретного человека деструктивно и в перспективе несёт существенные проблемы в команде.

2. Переход от неоднозначного или неполного понимания требований клиента к использованию системного, интерактивного подхода, ве­дущего к полному пониманию потребностей требований заказ­чиков.

Как только увидела эту проблему, то сразу же вспомнила шутку: «Без внятного ТЗ результат ХЗ». И ведь не всегда же виноват заказчик в этом. Иногда и ПМ грешит тем, что не прорабатывает запрос или делают это хаотично и стихийно.

3. Переход от принятия допустимого предела ошибки с последую­щими мерами по исправлению в качестве нормы к среде, в которой благодаря совместным усилиям в функциональных группах и эф­фективному взаимодействию между ними можно получить безоши­бочный продукт, с первого раза полностью удовлетворяющий все требования клиента.

Для меня эта проблема находит сильнейший отклик. Последнее время не только в своей работе, но и в работе коллег замечаю, что ради соблюдения сроков приходится делать тяп-ляп, потому что откровенно пожадничали временем и не коммуницировали со всеми заинтересованными сторонами. В итоге времени на выполнение затрачивается больше, и качество продукта страдает. Не надо так.

Удивительно, эти проблемы были сформулированы более 40 лет назад. Но ПМ’ы точно сталкиваются с ними в свой работе даже сейчас. Поэтому однозначно стоит уделить этому руководству время и поискать для себя инструменты для работы.

Принципы фасилитации

Книга построена таким образом, что в начале автор даёт полное представление всей методики и список из 18 принципов, которые он использовал как основу. Остальные главы книги рассказывают подробно, как эти принципы использовать и в каких ситуациях.

Из полезностей — в начале главы есть чётко сформулированные цели главы, а в конце предлагается самостоятельно подвести выводы. Это очень крутая возможность сразу проработать тему и перенести в свою работу «здесь и сейчас».

Сами принципы я бы использовала как некий чек-лист или памятку по подготовке к фасилитационной сессии. С фасилитацией знакома не понаслышке (тренерский опыт с 2011 года). Для себя из 18 пунктов выделяю ключевые 6:

1. Фасилитация должна быть действительно фасилитацией.

Мне больно смотреть на то, как псевдо-фасилиторы на конференциях учат других, как нужно. Когда под видом фасилитации ребятам рассказывают, про банальнейшие правила делового этикета на совещаниях. Это ничего общего не имеет с фасилитацией. И тем ценнее эта книга, потому что в ней раскрывается именно классическое понимание термина «фасилитация».

2. Всегда приглашайте на встречу наименьшее возможное количество людей, участие которых необходимо для достижения желаемых результатов.

Мозговые штурмы, ради мозговых штурмов; совещание, ради совещания. Если для вас это так же больно, как и для меня, но доводы разума бессильны и люди продолжают собираться просто так, то рекомендую воспользоваться таблицей для быстрого подсчета расходов на проведение собрания, которая есть в этой книге. Ещё ни разу не подводила. И ситуация «а давай позовем всех на всякий случай» сразу сводится на нет.

«Время и деньги, деньги и время — в рабочих собраниях и совещаниях они неразрывно связаны. И как мы уже убедились, если суммировать все затраты, связанные с их проведением, то получим поистине удивительные цифры.»

3. Планируйте все процедуры, которые будете использовать, чтобы помочь группе получить желаемый результат.

Лучшая импровизация — это подготовленная импровизация. Успех каждой фасилитационной сессии напрямую зависит от ее подготовки. Каждый раз когда хочется полениться и забить на это, то вспоминаю все свои провалы из-за отсутствия подготовки и желание лениться пропадает. И эта книга как раз про то, как подготовиться и что делать.

4. Делать промежуточные выводы по ходу обсуждения — обязанность всех членов группы.

5. Не подавляйте эмоций во время групповых обсуждений.

6. Всегда доводите обсуждение до логического конца и в конце каждого собрания инициируйте содержательное подведение итогов.

Фасилитационный лидер

Что ещё важно, помимо принципов Томас раскрывает понятие фасилитационного лидера.

Так вот, менеджер, как фасилитационный лидер, в первую очередь раскрывает потенциал своей команды, а не то, что многие себе напридумывали. Сейчас, как никогда именно эффективное сотрудничество приносит максимальный результат.

Фасилитация не означает, что вы постоянно должны вести себя мягко с членами группы и всячески под­страиваться под них; лидер не должен превращаться в заботливую няньку. Описываемый здесь подход требует самодисциплины, а иногда даже изме­нения модели и стиля поведения, которыми вы руководствуетесь при взаимодействии с группой.

Что же нужно для того, чтобы взаимодействие было максимально продуктивным и что же должен сделать для этого фасилитационный лидер?

1. Слушать.
2. Если слушать не получается и хочется поговорить, то задавай правильные вопросы.

Это настолько точно и конкретно подмечено, что, пожалуй, эту мысль, я даже оформлю в своеобразную памятку и повешу на видном месте. Фасилитационный лидер — это про всё-таки ответственность и про результат, а не про красивые регалии на странице фейсбука.

Заключение

Для меня стал приятным открытием именно формат подачи материала и его универсальность. Книгу не надо читать по порядку и про запас. Я читала в электронном формате и поняла, что эта книга достойна попасть в мою личную библиотеку в бумажном виде и может даже какое-то время быть настольной. Много инсайтов, полезностей и напоминалок, которые можно делать здесь и сейчас. Потому что это руководство, которое можно и нужно открывать на конкретной теме и последовательно её прорабатывать. И только тогда, когда будете уверены, что всё получается и работает, то двигаться дальше. Охватить разом всё не получится. Каждый принцип предполагает множество вариантов реализации, и чтобы найти свой, нужна практика.

Сама книга заканчивается очень верным замечанием:

Во вступлении к книге я писал, что без вашего искреннего желания освоить их, все изложенные здесь идеи будут, конечно же, бесполезны. Значит, именно вы несёте полную ответственность за применение подхо­да Mining Group Gold в своей организации, а также за то, чтобы он принес ей пользу.