Опыт удаленной фасилитации собраний и проведения ретроспектив

Продолжаем публикацию докладов с онлайн-конференции «Продуктивная команда без кнута и седативных». Сегодня представляем расшифровку выступления Романа Малашнёва «Опыт удаленной фасилитации собраний и проведения ретроспектив».

О выступлении

Роман Малашнёв — ведущий менеджер IT проектов в ЦФТ. Занимается фасилитацией собраний и ретроспектив в проектных командах и командах разработки с 2013 года.

В условиях самоизоляции собрания и ретроспективы возможно проводить только в удалённом формате. Роман в своём выступлении на конференции рассказал:

• Что такое фасилитация, зачем она нужна во время собраний;
• Какие бывают виды групповых обсуждений;
• С какими ошибками и трудностями сталкивается фасилитатор на удалёнке;
• Правильный алгоритм проведения собраний и техники фасилитации;
• Какие инструменты можно использовать в работе.

Что такое фасилитация?

Фасилитация — упрощение процесса группового общения, взаимодействия. Суть фасилитации заключается в том, что контент контролирует группа, каждый может на него повлиять и каждый должен быть услышан. Фасилитация необходима в тех случаях, когда люди хотят достичь общей цели. Так, она применима на всех встречах: совещаниях, митингах, ретроспективах, обсуждении организационных изменений.

Что такое ретроспектива?

Ретроспектива — ритуал, который позволяет группе участников проанализировать и улучшить: рабочие процессы, командное взаимодействие.

Ретроспективы различаются по целям:

• Улучшение процессов и взаимодействия;
• Разбор проблем, возникающих у заказчика/владельца продукта;
• Обсуждение какого-либо отдельно взятого вопроса;
• Систематизация выученных уроков.

Кто такой фасилитатор?

Фасилитатор — это ведущий, организатор процесса фасилитации:

• Планирует и структурирует процесс;
• Воспринимает, собирает, транслирует идеи группы;
• Регулирует коммуникацию;
• Стимулирует активность;
• Нейтрален.

Навыки фасилитатора:

• Умение пользоваться платформами для организации онлайн-встреч;
• Управление дискуссией;
• Быстрое реагирование на изменение обстановки;
• Создание дизайна встречи исходя из цели (умение подобрать необходимые инструменты и техники);
• Навык мотивации людей на личностные изменения;
• Эмпатия.

Алгоритм и техники проведения онлайн-встреч

При подготовке ко встрече рекомендуется следовать принципу 5П. Для этого необходимо ответить на следующие вопросы:

• Поставленная цель. Зачем проводим встречу?
• Продукт. Что нужно получить в итоге? Какой результат встречи ожидаем?
• Приглашенные участники. Кто должен быть?
• Проблемы. Какие проблемы могут возникнуть? Нужно всегда помнить о том, что могут возникнуть непредвиденные обстоятельства.
• Процесс. Какие шаги нам нужно предпринять? Какие инструменты можно применить, на какие этапы стоит разбить встречу?

Дополнительные нюансы при подготовке для удаленного формата:

• Определяем платформу для проведения встречи;
• Заранее рассылаем материалы;
• Желательно организовать возможность подключиться ко встрече за 10 минут до начала. Это даст возможность обсудить сторонние вопросы и не отвлекаться на них во время встречи;
• Проверяем звук и видео (и просим участников встречи проверить звук и видео у себя).

Групповая встреча состоит из пяти шагов:

• Открытие;
• Сбор данных;
• Генерация идей;
• Подготовка плана действий;
• Закрытие.

Открытие помогает людям настроиться на предстоящую работу:

• Приветствие участников;
• Контроль итогов предыдущей встречи, если это применимо;
• Напоминание о целях текущей встречи;
• Маршрут и повестка;
• Правила, роли и тайминги;
• Создание рабочей атмосферы.

Тайминг: ~ 5−10% времени.

Правила для удалённого формата

1. Обязательно включаем видео и не отключаем его до конца встречи.
2. Звук включаем только тогда, когда говорим.
3. Не используем телефон, почту.
4. Договариваемся с домашними, чтобы не отвлекали.
5. Договариваемся, как обозначаем, что хотим взять слово.
6. Голосом передаем слово, как правило это делает фасилитатор.
7. Объясняем, какие инструменты будем использовать.

Группы техник для создания рабочей атмосферы

«Регистрация» — оценка настроение участников и их отношение к контексту встречи.

Техники:

• «Проверка безопасности» (насколько участники встречи готовы обсуждать вопросы в составе текущей группы);
• «Одно слово» (сказать, что чувствует участник, одним словом);
• «Вводная доска».

Сбор данных позволяет получить все факты, метрики, события, которые произошли за предыдущий период.

Техники:

• «Временная линия» стимулирует воспоминания о прошлом, создает «картинку» с нескольких перспектив и обеспечивает сбор фактов.
• «Воздушный шар» помогает команде определить, что заставляет ее двигаться быстрее, а что замедляет.
• «Mad Sad Glad» позволяет собрать данные за прошедший период в эмоциональной окраске.

Тайминг: ~ 30−50% времени.

Генерация идей позволяет создать список идей/решений, которые помогут участникам сделать работу более эффективной.

Техники:

• «Мировое кафе» позволяет генерировать большое количество идей и объединить видение участников: есть владельцы стола, остальные люди ходят между столами для обсуждения идей.
• Метод модерационных карт позволяет представить идеи участников на общее рассмотрение: каждый на карточке пишет идеи, потом проводится голосование.
• Метод 365: 6 команд (лиц), участвующих в генерации в течении 5 минут. Предлагают 3 идеи.

Тайминг: ~ 20−30% времени.

Планирование дальнейших действий помогает выбрать список конкретных изменений из всего поля идей.

Техники:

• «Голосование точками» позволяет сфокусироваться и выбрать самые важные и нужные идеи/решения (точка ставится на идею, которая нравится).
• «Плюс-Минус голосование» позволяет более гибко выбрать самые нужные идеи/решения.
• «Важное и желаемое» позволяет провести оценку потенциальных решения по заданным критериям.

Тайминг: ~ 15−20% времени.

Закрытие позволяет вернуть участников в рабочий процесс и зафиксировать итоги ретроспективы.

Техники:

• «Кто, что, когда?» помогает принять обязательства за выполнение принятых решений и сроки выполнения. Каждый описывает, что он будет делать после встречи и что другие должны сделать после встречи.
• «Что дальше?» позволяет зафиксировать результаты встречи и спроектировать первые шаги.
• «Одно слово перед отъездом» помогает проверить чувства участников перед закрытием ретроспективы. Позволяет понять, насколько понравилась встреча.

Тайминг: ~ 10−15% времени.

Нюансы работы фасилитатора в удаленном формате

• Важно постоянно фокусировать людей на том, что мы сейчас делаем;
• Постоянно резюмируем по итогам каждого этапа;
• Даём чёткие инструкции как действовать участникам;
• Визуализируем информацию;
• Слово каждому, чтобы никто не присутствовал на встрече молча.

Какие инструменты можно применять для удалённого формата?

Мессенджеры для общения в чатах:

• MS Teams — общение в чатах, командах, встроенные аудио- и видеозвонки для индивидуальных, групповых и командных совещаний;
• Slack;
• Telegram;
• Google Hangouts;
• Whatsapp.

Видеоконференции:

• Zoom — хорошее качество видео, позволяет видеть всех участников, есть сессионные залы (удобно для некоторых техник, например, для «мирового кафе»), интерактивная доска, чат;
• MS Teams — видеочат, интерактивная доска;
• Skype для бизнеса;
• Webex.

Доски для совместного использования:

• Miro — бесплатно 3 доски, неограниченное количество пользователей;
• Zoom — наличие интерактивной доски для совместного использования;
• MS Teams — возможность совместного использования Microsoft WhiteBoard;
• Funretro. io — шаблоны для фасилитации, группировка карточек, голосование;
• IdeaBoardz — можно конфигурировать количество секций и их название, голосование, сортировка по дате создания или по количеству голосов.

Голосование и опросы:

• Teams + Polly, Forms — позволяет создавать опросы в команде или чате;
• Miro;
• SurveyMonkey;
• Mentimetr.

Вредные советы

Как испортить любую встречу:

• Не выполнять подготовку, фокусировку и сбор данных;
• Позволять одному или двум участникам доминировать;
• Выбирать действия, для которых у команды недостаточно энергии;
• Начать решать вопросы, не относящиеся ко встрече;
• Не зафиксировать кто, что и когда делает по итогам встречи.