Опыт удаленной фасилитации собраний и проведения ретроспектив

Продолжаем публикацию докладов с онлайн-конференции «Продуктивная команда без кнута и седативных». Сегодня представляем расшифровку выступления Романа Малашнёва «Опыт удаленной фасилитации собраний и проведения ретроспектив».

Роман Малашнёв — ведущий менеджер IT проектов в ЦФТ. Занимается фасилитацией собраний и ретроспектив в проектных командах и командах разработки с 2013 года.

В условиях самоизоляции собрания и ретроспективы возможно проводить только в удалённом формате. Роман в своём выступлении на конференции рассказал:

• Что такое фасилитация, зачем она нужна во время собраний;
• Какие бывают виды групповых обсуждений;
• С какими ошибками и трудностями сталкивается фасилитатор на удалёнке;
• Правильный алгоритм проведения собраний и техники фасилитации;
• Какие инструменты можно использовать в работе.

Фасилитация — упрощение процесса группового общения, взаимодействия. Суть фасилитации заключается в том, что контент контролирует группа, каждый может на него повлиять и каждый должен быть услышан. Фасилитация необходима в тех случаях, когда люди хотят достичь общей цели. Так, она применима на всех встречах: совещаниях, митингах, ретроспективах, обсуждении организационных изменений.

Ретроспектива — ритуал, который позволяет группе участников проанализировать и улучшить: рабочие процессы, командное взаимодействие.

Ретроспективы различаются по целям:

• Улучшение процессов и взаимодействия;
• Разбор проблем, возникающих у заказчика/владельца продукта;
• Обсуждение какого-либо отдельно взятого вопроса;
• Систематизация выученных уроков.

При подготовке ко встрече рекомендуется следовать принципу 5П. Для этого необходимо ответить на следующие вопросы:

• Поставленная цель. Зачем проводим встречу?
• Продукт. Что нужно получить в итоге? Какой результат встречи ожидаем?
• Приглашенные участники. Кто должен быть?
• Проблемы. Какие проблемы могут возникнуть? Нужно всегда помнить о том, что могут возникнуть непредвиденные обстоятельства.
• Процесс. Какие шаги нам нужно предпринять? Какие инструменты можно применить, на какие этапы стоит разбить встречу?

Дополнительные нюансы при подготовке для удаленного формата:

• Определяем платформу для проведения встречи;
• Заранее рассылаем материалы;
• Желательно организовать возможность подключиться ко встрече за 10 минут до начала. Это даст возможность обсудить сторонние вопросы и не отвлекаться на них во время встречи;
• Проверяем звук и видео (и просим участников встречи проверить звук и видео у себя).

Групповая встреча состоит из пяти шагов:

• Открытие;
• Сбор данных;
• Генерация идей;
• Подготовка плана действий;
• Закрытие.

Открытие помогает людям настроиться на предстоящую работу:

• Приветствие участников;
• Контроль итогов предыдущей встречи, если это применимо;
• Напоминание о целях текущей встречи;
• Маршрут и повестка;
• Правила, роли и тайминги;
• Создание рабочей атмосферы.

Тайминг: ~ 5−10% времени.

«Регистрация» — оценка настроение участников и их отношение к контексту встречи.

Техники:

• «Проверка безопасности» (насколько участники встречи готовы обсуждать вопросы в составе текущей группы);
• «Одно слово» (сказать, что чувствует участник, одним словом);
• «Вводная доска».

Сбор данных позволяет получить все факты, метрики, события, которые произошли за предыдущий период.

Техники:

• «Временная линия» стимулирует воспоминания о прошлом, создает «картинку» с нескольких перспектив и обеспечивает сбор фактов.
• «Воздушный шар» помогает команде определить, что заставляет ее двигаться быстрее, а что замедляет.
• «Mad Sad Glad» позволяет собрать данные за прошедший период в эмоциональной окраске.

Тайминг: ~ 30−50% времени.

Генерация идей позволяет создать список идей/решений, которые помогут участникам сделать работу более эффективной.

Техники:

• «Мировое кафе» позволяет генерировать большое количество идей и объединить видение участников: есть владельцы стола, остальные люди ходят между столами для обсуждения идей.
• Метод модерационных карт позволяет представить идеи участников на общее рассмотрение: каждый на карточке пишет идеи, потом проводится голосование.
• Метод 365: 6 команд (лиц), участвующих в генерации в течении 5 минут. Предлагают 3 идеи.

Тайминг: ~ 20−30% времени.

Планирование дальнейших действий помогает выбрать список конкретных изменений из всего поля идей.

Техники:

• «Голосование точками» позволяет сфокусироваться и выбрать самые важные и нужные идеи/решения (точка ставится на идею, которая нравится).
• «Плюс-Минус голосование» позволяет более гибко выбрать самые нужные идеи/решения.
• «Важное и желаемое» позволяет провести оценку потенциальных решения по заданным критериям.

Тайминг: ~ 15−20% времени.

Закрытие позволяет вернуть участников в рабочий процесс и зафиксировать итоги ретроспективы.

Техники:

• «Кто, что, когда?» помогает принять обязательства за выполнение принятых решений и сроки выполнения. Каждый описывает, что он будет делать после встречи и что другие должны сделать после встречи.
• «Что дальше?» позволяет зафиксировать результаты встречи и спроектировать первые шаги.
• «Одно слово перед отъездом» помогает проверить чувства участников перед закрытием ретроспективы. Позволяет понять, насколько понравилась встреча.

Тайминг: ~ 10−15% времени.

Автор: Роман Малашнёв, ЦФТ

Расшифровку подготовила: Мария Родина, Консультант проектов в М. Видео-Эльдорадо