Как ставить задачи с помощью SMART

Ставить задачу нужно менеджеру, тимлиду, администратору, руководителю…

Почти все знают аббревиатуру SMART, но часто забывают формулировать задачи как следует. Когда просим что-то сделать и опускаем конкретику, мы рискуем получить что-то совсем не нужное.

В итоге получаем срывы дедлайнов, бесконечные доработки, авралы и зря потраченные нервы команды. Так какие вопросы нужно себе задавать и что необходимо формулировать при постановке задачи?

Рассказала Карина Ованесян, руководитель отдела разработки проектов в Level.

Сначала вспомним расшифровку SMART: задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Ниже рассмотрим подробнее.

1. S (Specific) — конкретность

Вопрос: Что именно делать?

Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx».

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: поймут и сделают и не то.

Пример: Аккаунт-менеджер дал задачу ассистенту «Нужно подготовить презентацию компании».

В результате ассистент сделал текст презентации без визуальной составляющей и в неподходящем формате. Клиент разочарован презентацией потенциального подрядчика. На его взгляд, так работать нельзя, передумал работать с такой компанией и рассказал коллегам по бизнесу, что привело к репутационным издержкам.

2. M (Measurable) — измеримость

Вопрос: Какой результат ты ожидаешь?

Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до десяти страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текста и графики, которую комфортно будет воспринимать визуально».

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: результат может сильно отличаться от необходимого.

Например: «Аккаунт-менеджер дал задачу ассистенту «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx».

В результате ассистент сделал презентацию в 60 страниц. Но это слишком много, ведь встреча аккаунт-менеджера будет длиться 40 минут, поэтому ассистенту и аккаунту нужно срочно ее переделывать ночью перед утренней встречей. Оба не выспались и встречу провели вяло, клиент не впечатлён.

3. A (Attainable) — достижимость

Вопрос: Есть ли ресурсы это выполнить (от времени до денег и энергии)?

Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текста и графики, которую комфортно будет воспринимать визуально. Показываем завтра в 2 часа дня, на этой встрече будут все топ-менеджеры компании «Бирюльки».»

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: эскалация конфликта или нервного напряжения у получившего задачу. Положительного результата всё равно не будет.

Например: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текста и графики, которую комфортно будет воспринимать визуально. Показываем через 15 минут на этой встрече будут все топ-менеджеры компании «Бирюльки».»

В результате ассистент 5 минут нервничал, думая, сказать ли аккаунту, потом 10 минут они ругались, в итоге они не готовы к встрече, ещё и после спора не могут собраться морально. За 15 минут невозможно сделать данную важную задачу с нуля хорошо. Она не является достижимой и может вызывать только недоумение, дискуссии или невроз.

4. R (Relevant) Актуальность

Вопрос: Это точно нужно сделать? Расскажи, почему это важно. Погрузи в контекст.

Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текста и графики, которую комфортно будет воспринимать визуально. На решающей презентации будут все топ-менеджеры компании «Бирюльки». Если мы получим заказ, то выполним план продаж, получим премии и нас повысят.»

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: человек чувствует себя не специалистом, а исполнителем, который делает не для того чтобы что-то улучшить, а потому, что так сказали, не зная, зачем.

Например: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текста и графики, которую комфортно будет воспринимать визуально. Показываем ребятам из компании «Бирюльки».»

В результате ассистент не понял важности данной задачи для компании, подумал, что это одна из десятка презентаций и таблиц, что ему дают в день, и отнесся к ней без особого старания. Презентация клиента не впечатлила, им показался подход непрофессиональным.

5. T (Time-bound) — конкретные сроки

Вопрос: К какому дню, времени это нужно выполнить?

Пример: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текста и графики, которую комфортно будет воспринимать визуально. На решающей презентации будут все топ-менеджеры компании «Бирюльки». Если мы получим заказ, то выполним план продаж, получим премии и нас повысят. Презентацию нужно сделать до завтра 12:00, репетиция встречи в 12:30, встреча назначена на 14:00 часов, если что, успеем презентацию поправить».

Что если забыть про этот пункт в формулировке задачи: не говоришь время, то либо бросят все дела и начнут делать в ущерб выполняемым задачам «здесь и сейчас», либо поставят в бэклог до лучших времен.

Например: «Нужно подготовить презентацию компании в формате pptx до 12 страниц. В презентации должна быть краткая история компании (максимум две страницы), примеры кейсов (до 10 страниц) и заключение с контактами наших менеджеров по продажам. На каждом слайде должен быть уместный минимум текстовой и графической составляющей, которую комфортно будет воспринимать визуально. На решающей презентации будут все топ-менеджеры компании «Бирюльки». Если мы получим заказ, то выполним план продаж, получим премии и нас повысят».

В результате ассистент записал себе задачу в заметки, а на следующий день в 12 дня аккаунт написал ему с просьбой скинуть презентацию. Она, конечно, не была готова потому, что кто знал, что она уже нужна. Ребята быстро наклепали презентацию, клиент не был впечатлен, заказ не получен.

И напоследок:

1. Договоренности, даты, техническое задание должны фиксироваться письменно. Не стоит полагаться исключительно на человеческую память и порядочность: нет никаких гарантий, что человек запомнит и сделает всё то, о чём вы договорились в личном разговоре и не подтвердили письменно.

2. Скажи «нет» постановке задач в столовой, в коридоре и курилке. Такой подход «между делом» несёт решение вопросов в меньшинстве случаев, а в большинстве — забывается и не выполняется. Кроме того, всем людям необходимо переключаться с работы и отдыхать.