Всё начинается с него: как составить Резюме, Устав или Паспорт проекта

Зачем проджекту Резюме проекта

На этапе запуска проекта менеджер сталкивается с лавиной неопределённости. Хаос, ошибки и стресс в команде неизбежны, если не подготовиться. Но если всё тщательно планировать — можно так завязнуть на старте, что проект потеряет актуальность. Поэтому, как и везде, нужна «золотая середина». Тут и пригодится Резюме проекта.

Резюме проекта — это документ, в котором проджект-менеджер кратко описывает вводные проекта: цели, ресурсы, требования, список членов команды.

Также Резюме проекта называют Паспорт проекта, Устав проекта, Project charter или даже Бизнес-кейс. Заметьте: термины и содержание документа могут сильно разниться от компании к компании.

Я разберу пример документа из методологии P3.express. Это универсальный шаблон, который подойдёт как для разработки, так и для предприятий.

Кто составляет документ

Все вместе.

Главная ошибка — когда менеджер проекта делает Резюме проекта в одиночестве.

Проджект не «гугл» и не может знать всё, особенно на старте проекта. Ему нужна поддержка. Поэтому советую прописывать Резюме после подбора команды: так вы будете понимать свои возможности и ограничения.

• Спонсор проекта подскажет, какие задачи должен решать продукт и в какие сроки нужно уложиться.
• Команда знает, сколько времени уйдёт на работу и какие ресурсы понадобятся.
• Ответственный за бюджет в курсе, сколько денег бизнес готов выделить.

Встречайтесь с командой и стейкхолдерами, собирайте и сверяйте информацию, не выдумывайте «из головы».

Какой объём

Лучший формат — одностраничник. Потому что:

• Проджект тратит минимум времени.
• Команде легко читать документ.
• С документом удобно работать: можно быстро внести изменения, отправить на согласование и оперативно получить обратную связь.

Не пытайтесь написать идеальное Резюме с первой итерации, боритесь с перфекционизмом.

Не усложняйте. Важно, чтобы стейкхолдеры чётко понимали цели и задачи проекта. Если Резюме будет толстым, как журнал, вряд ли каждый сотрудник внимательно прочитает документ.

Что писать в Резюме проекта

Пройдусь по каждому пункту.

1. Содержание

Укажите название проекта. Если в компании нет строгих правил по названиям, напишите что-то яркое и запоминающееся.

Далее опишите, что нужно получить на выходе — какой продукт, услугу или результат.

Пример

Дано: школа дизайна, которая хочет запустить конференцию, чтобы увеличить продажи курсов.

• Название: ProDesign.сom.
• Содержание: Двухдневная конференция для дизайнеров (оффлайн, в Москве).

2. Причины запуска и выгоды

Кратко опишите причины запуска проекта (например, предысторию проекта или проблему, которую он решает) и ожидаемые выгоды для компании.

Определите конкретные результаты. Абстрактная цель «повысить узнаваемость» не подойдёт: её нельзя оценить + под это определение подходит любая маркетинговая активность.

Пример  

Возьмём конференцию для дизайнеров:

• Причины запуска: мало продаж дизайнерских курсов.
• Выгоды: в планах получить не менее 100 продаж от лидов с конференции.

Да, здесь нет деталей — сколько конкретно денег и в какие сроки школа заработает с продаж, но на этом этапе они не нужны. Пока важно понять, действительно ли затраты на проект окупятся. Для этого достаточно прикинуть количество продаж и умножить на средний чек.

Дополните Резюме, если появятся новые вводные.

3. Ожидаемая стоимость и продолжительность 

Важно указать не только сроки и стоимость, но и причину ограничений:

• Это обязательство по договору или предпочтения внутри команды?
• Насколько даты и стоимость обсуждаемы, можно ли их менять?
• Как изменения повлияют на проект и бизнес?

Пример

Выбираем сроки для проведения дизайн-конференции:

• Как можно быстрее. Не лучшая формулировка. Часто означает, что спонсор проекта либо перекладывает на вас ответственность, потому что сам не справился до дедлайна, либо не хочет считать.
• До 1 июня. Уже лучше. На первом этапе этого достаточно. В ходе работы можно точнее определить дату и выбрать из предложенного диапазона.

Я не рекомендую до старта проекта ставить конкретную дату. Потому что появятся новые условия и блоки и дедлайн придётся переносить, а значит, заново всех информировать и перестраивать процессы. 

Перейдём к стоимости. Какие могут быть варианты:

• Нет ограничений. По опыту, даже если спонсор уверяет, что ограничений нет — они обязательно найдутся. И это будет очень болезненно. Поэтому избегайте таких формулировок.
• 970 654 рублей. При запуске практически невозможно просчитать все затраты с точностью до рубля. Если спонсор предоставляет именно такие суммы, он, вероятно, вводит вас в заблуждение — умышленно или нет. И потом именно вы будете отвечать, почему фактический бюджет отличается от запланированного.
• До миллиона рублей. Это уже оптимальная формулировка — так понятен бюджет компании и можно оценить примерные трудозатраты команды.

4. Требования и ожидания по качеству

Тут важно сосредоточиться на главном и не расписывать всё по задачам (для этого лучше использовать канбан-доску или отдельный документ — Карту результатов).

Также избегайте «капитанских» формулировок вроде «уложиться в срок», «выполнить в соответствии с требованиями» и прочее. Понятно, что команда и так будет к этому стремиться.

Пример

Требование «Сделать профессиональную запись выступления» уже имеет смысл. Потому что если за пару дней до конференции пиарщик скажет, что запись нужна — вы вряд ли найдёте свободных операторов. 

Также лучше сразу уточнить: для какого формата понадобятся записи, нужна ли запись с нескольких камер и монтаж или подойдёт качественная съёмка одной камерой.

5. Стейкхолдеры

Перечислите всех, кто заинтересован в проекте и может повлиять на него, а также дополнительную информацию, если необходимо (например, требования стейкхолдеров к отчётности). Возвращайтесь к Резюме проекта и обновляйте его, как только выявите нового стейкхолдера.

Если стейкхолдеров много, приложите в виде ссылки отдельный документ со списком.

Пример

Среди стейкхолдеров дизайн-конференции могут быть:

• Директор по продажам.
• Подрядчики — их нужно расписать по отдельности: свет, звук, кейтеринг и далее. В идеале добавьте контакты.

Советы + шаблон Резюме проекта

Первое Резюме не может и не должно быть максимально конкретным. Оно лишь задаёт вектор развития проекта и определяет его целесообразность. 

Но уже с таким документом можно работать — согласовывать со спонсором, обсуждать с командой, онбордить новичков в проект, вводить подрядчика в курс дела. Каждый месяц Резюме нужно ревьюить и корректировать при необходимости.

Вот как выглядит идеальное Резюме:

1. Одностраничник.
2. Понятно всем без вашей помощи.
3. Без лишней точности и перфекционизма.
4. Без канцеляризмов и капитанства.
5. Обновляется, если вводные изменились.
6. Само Резюме и обновления согласуются со спонсором.

Даже идеально составленное Резюме проекта не гарантирует того, что всё пойдёт по плану и не возникнут непредвиденные трудности. 

Проекты — это всегда что-то новое, где в любую минуту ситуация может пойти не так. Но и менеджеры, и команда должны понимать, зачем они делают проект, к чему нужно стремиться и какие условия надо создать. Как раз в этом и помогает Резюме проекта.

📎 Скачать и скопировать шаблон Резюме проекта.