Как работать со спонсором проекта

Спонсор — лицо (или группа лиц), предоставляющее ресурсы и поддержку для проекта, программы или портфеля и ответственное за успех.

PMBOK6

свод знаний по управлению проектами

Спонсор — это движок проекта, ответственный за его запуск, поддержку менеджера проекта и реализацию выгод. Компании с вовлеченными спонсорами показывают на 40% больше успешных проектов.

Ключевые задачи спонсора проекта

Приведение проекта в соответствие с целями организации — убедиться, что проект нужен организации и, где требуется, подправить направление.

Назначение руководителя проекта (ПМ) — необходимо убедиться, что ПМ понимает свою роль, задачи и полномочия.

Утверждение базовых планов — в первую очередь сроки, стоимость, содержание, качество, риски и выгоды.

Поддержка руководителя проекта — быть доступным для встреч и консультаций.

Обеспечение проекта ресурсами — финансирование, люди и всё, что ещё может потребоваться.

Активное продвижение проекта — активно продвигать проект внутри организации, демонстрируя его значимость и будущие выгоды.

Наставничество менеджера проекта — делиться своим опытом.

Согласование ключевых изменений — влияющих на результаты проекта.

Мониторинг и анализ прогресса — на регулярной основе.

Празднование успеха проекта — награждение команды и менеджера.

Чтобы выполнить эту важную роль, спонсор должен иметь:

• достаточное влияние внутри организации, чтобы отстаивать проект;
• понимание стратегии организации и то, как цели проекта помогают в ее реализации;
• право принимать окончательные решения;
• личную заинтересованность в результатах проекта;
• достаточно времени для участия в проекте.

Помните об этом, если собираетесь стать спонсором. И помните, что правильный спонсор — это только полдела. Спонсор проекта и менеджер проекта должны слаженно работать вместе.

Советы менеджерам проектов, которые помогут лучше сотрудничать со спонсором проекта:

Обсудите ожидания от проекта с самого начала. Убедитесь, что вы разделяете общее видение проекта.

Возьмите на себя ответственность за качество отношений. Сделайте первый шаг — покажите заинтересованность и задайте формат будущих отношений.

Узнайте, что знает спонсор. Определите, какой информацией он уже владеет, и будьте готовы предоставить недостающую.

Согласуйте роль и обязанности спонсора. Обсудите следующие вопросы:

• Как спонсор хочет получать информацию о статусе проекта?
• В каких вопросах спонсор хочет участвовать?
• Какие результаты утверждает спонсор?
• Какие изменения требуют одобрения спонсора?
• Как и когда лучше всего общаться?

Представьте спонсора команде проекта. Дайте спонсору возможность донести своё видение проекта до команды.

Регулярно встречайтесь и общайтесь открыто. Сделайте общение регулярным, не скрывайте проблемы.

Уважайте время спонсора. Тщательно готовьтесь к встречам. Обеспечьте спонсору комфортный и своевременный доступ к информации.

Будьте открыты и честны со спонсором. Своевременно устраняйте проблемы и задержки. Давайте спонсору достаточно времени для решения проблем, которые необходимо решить.

Менеджер и спонсор проекта должны работать вместе, и от качества этого партнерства зависит результат проекта. Берегите своего спонсора!