Как продуктивно работать с подрядчиком в ИТ

Многие менеджеры так или иначе сталкиваются в работе с необходимостью привлекать подрядчиков, будь это креативное агентство, веб- или дизайн-студия. Даже небольшие студии могут в угаре дедлайнов нанять другую небольшую студию.

Как выстроить эффективное сотрудничество? Как увеличить вероятность получения нужного результата? И как защитить себя, проработать риски и предотвратить факапы с подрядчиками?

Рассказала Карина Ованесян, руководитель отдела разработки проектов.

Готовьтесь

Узнайте, что входит в работы, опишите и договоритесь об объеме и приемке результатов. Важно сверить ожидания с предложением заказчика и понять зависимость объема работ от стоимости. Нужно сделать в два раза быстрее? Для этого нужен больший бюджет для переработок и привлечения большего числа специалистов. Ожидаете ежедневных статусов/специфической отчетности/работы в вашем ПО? Обсудите это на входе.

Соберите информацию для брифа или ТЗ

О чем проект? Почему его нужно сделать? Как и как часто вы будете принимать результаты и когда их нужно предоставлять? Что вы от этого получите лично и ваша компания и ее сотрудники, пользователи? Команде провайдера важно понимать реальные причины вашего запроса и что поставлено на кон. Не нужно сидеть и думать, что подрядчик всё решит за вас. В первую очередь вам нужно определиться, что вам нужно, и донести примерно понятную картину результата.

Также важно определиться с лицами, принимающими решения (тут может помочь Матрица DACI), чтобы вам понимать, чьи ожидания учитывать, снять эти ожидания и выдать подрядчику информацию об этом. И потом не бежать с просьбой всё переделать до завтра потому, что конечный результат увидел генеральный директор и ему это не понравилось, а запуск в понедельник.

Важно познакомить заказчика с подрядчиком до начала работ и вам понимать, в какие сроки и к кому вам бежать за согласованием и соответственно планировать.

Вводите в курс

Делитесь информацией о вашей компании, рассказывайте об особенностях. У вас принято называть коллег исключительно по имени-отчеству? Все ходят по офису во фраках? Вы работаете с утра до ночи и сможете согласовывать результат только на выходных, поэтому до понедельника не стоит ждать ответа? Ваш начальник воспринимает информацию только в ICQ?

Не забудьте об этом и других особенностях ЛПР корпоративной культуры рассказать своим внешним коллегам.

Давайте грамотную обратную связь

Развивайте вовлечённость команды партнёра, демонстрируйте свою, проводите при необходимости брифинги, используйте грамотные практики фидбека. Собирайте обратную связь подрядчику организованно. Мотивируйте и вдохновляйте, хвалите. Будьте вежливы. Объясняйте, что вам не нравится: критика должна быть конструктивной. Поддерживайте креатив команды: они творческие люди и заливаются улыбкой от комплиментов и стараются больше за те же деньги.

В то же время грубость может демотивировать и способствовать выгоранию и уходу талантливых сотрудников из команды подрядчика. Вы тот самый «сложный клиент», результат вас постоянно не устраивает и единственная реакция от вас в сторону старательных подрядчиков — негатив? Не удивляйтесь текучке кадров у подрядчика: с другой стороны вас не выдерживают или с вами работают из-под палки.

Давайте самостоятельность

Давайте шанс на самостоятельность. Не стоит воплощать свои задумки чужими руками, если речь идет о квалифицированных специалистах. Я не раз видела, как талантливые сотрудники «убегают» из компаний или проектов с правками, которые называют «хотелками», и в результате конечный продукт был хуже, чем если бы им доверились и не настаивали на чем-то незначительном или откровенно нелепом. Лучший результат от профессионалов можно получить, если расправить им крылья.

Не занижайте стоимость работ

Не выжимайте подрядчика. Если попросить скидку или опустить цену до минимума, а в процессе просить больше и больше и никак это не компенсировать, то вашим партнерам будет просто невыгодно работать с вами. Я наблюдала за тем, как дружественная команда разработчиков и дизайн-студия моих знакомых тянули лямку из-за того, что согласились на нерентабельные проекты «лишь бы были», а потом делали еле-еле и через силу и негативные эмоции.
Невыгодно работать с вами = меньшая мотивация. Меньше мотивация = тяжелее процесс и хуже результат.

Работайте

Как бы ни казалось это странным, но если мы отдаем часть работы подрядчику, мы, хоть и делегируем часть работы, не снимаем с себя ответственность, а берем еще больше. Нужно оперативно доставать и предоставлять информацию, вовремя согласовывать. Если вы постоянно торопите и ваши коллеги выкладываются на все сто, а после результата вместо согласования вы пропадаете на недели, то выглядите не очень надежным коллегой и ваши дедлайны перестанут воспринимать всерьез.

Не тяните с оплатой

Это ваша команда, хоть и со стороны, и зарплаты этой команды, а в случае совсем маленьких студий, перспектива возможного банкротства, зависят от вас. Может ли человек выдать гарантированно классный результат, когда трясётся о куске хлеба? Сомнительно. Знаю случай, как в ожидании оплаты студия набрала много проектов, чтобы вылезти из кредитной ямы. Это было совершенно не в пользу качеству и срокам первых злостных «затягивателей» оплаты.

Мыслите стратегически

Важно понимать, что вы менеджер проекта, партнер, а не рабовладелец, и вести себя профессионально. Своим поведением вы несёте имидж компании в глазах большого количества людей. Далеко не все соблюдают условия конфиденциальности: от рассказов знакомым и коллегам (а те могут пойти дальше), до (в последнее время вижу особенно часто) даже скринов грубых реплик в социальных сетях и рассказов о вас в тесном кружке тысячников в твиттере.

Кроме того, в некоторых компаниях практикуют сбор рекомендаций от бывших коллег не только внутри корпораций. Я видела минимум двоих кандидатов, которым отказали из-за отрицательных отзывов о них как о бывших коллегах-хамах.

Стоит инвестировать в отношения: подрядчики — хранители информации компании-заказчика зачастую там, где у заказчика меняются кадры. И возможно могут быть верными партнерами в другом месте, когда вы смените место работы.
Если вы меняете компанию, обязательно позаботьтесь о донесении статуса проекта и договоренностей до коллег.

Вывод

Быть менеджером подрядчика не проще, чем быть менеджером штатных сотрудников. Работать нужно с теми же параметрами: сроки, планирование, согласования, риски, сотрудничество, ответственность.