Как правильно передать ИТ-продукт заказчику

Для начала немного обо мне и моём опыте. Меня зовут Александр Наливайко, я основатель проекта PMNav.ru.

Уже 20 лет работаю в ИТ. Начинал карьеру в роли веб-разработчика и системного администратора, потом более 10 лет занимал руководящие должности ИТ-подразделений в госучреждениях. Включён в реестр высококвалифицированных руководителей цифровой трансформации государственного управления (CDTO РАНХиГС). Сейчас руковожу проектами в сфере ИТ и ИБ от объектового до федерального масштаба:

• создание ИТ-инфраструктуры и систем защиты информации,
• аудит информационной безопасности,
• разработка и внедрение информационных систем,
• разработка сайтов.

За время работы выступал в роли принимающей и передающей стороны по проектам как внутри компании, так и для внешних заказчиков.

Важным шагом навстречу системному и пошаговому управлению стало обучение в pmclub и получение сертификата P3.express Practitioner. Мне понравился подход P3.express, который заботится о людях (People), которые реализуют проекты (Projects) для получения результатов (продуктов, Products).

Общие положения

Закрытие проекта по P3.express начинается с передачи продукта

В своей работе я применяю методологию P3.express, которая представляет собой циклическую систему управления проектами и состоит из семи групп, включающих в себя 33 шага. Эта система гибкая и адаптируется под любую сферу бизнеса.

Один из важнейших шагов в цикличном подходе P3.express — «Передача продукта». Он входит этап закрытия проекта и наступает, когда продукт готов к передаче или принято решение об отмене. Поговорим о варианте передачи готового проекта Заказчику.

Цель шага состоит в передаче и приёмке готового продукта. Необходимо помнить, что любой замороженный проект несёт за собой множество потраченных впустую ресурсов, поэтому следует завершать проект и переходить к реализации следующего.

Распространённая ошибка на этом шаге — недостаточная внимательность при завершении промежуточных результатов. Это может усложнить и растянуть во времени итоговую сдачу проекта. Всегда следите за своевременным закрытием всех промежуточных этапов.

Техническое задание — задумываемся о продукте ещё в начале проекта

Любая работа должна начинаться с составленного технического задания, даже если вы в дальнейшем планируете работать не по каскадной модели. Важно чётко определить, что необходимо заказчику. ТЗ представляет собой комплексный инструмент, формирующий однозначные требования к будущему продукту. В техническом задании отражаются функциональные и визуальные аспекты, фирменные элементы, структура, иными словами: чёткие сведения о проекте. 

Техническое задание может включать в себя множество документов. Например, на старте работ необходимо провести тщательный анализ конкурентной среды, изучить целевую аудиторию, чтобы конечный продукт смог выделяться в общей массе проектов и быть востребованным на рынке.

Также следует определить чёткую структуру проекта. Можно отрисовать прототипы отдельных сложных элементов, если продукт предполагает визуальное оформление. Итоговые работы сводятся к подробному описанию каждой стороны продукта, отражаются функциональные и стилистические особенности.

Подробно сформированное ТЗ позволит не только реализовать в полном соответствии с ожиданиями сам проект, но и поможет на этапе сдачи продукта оценить всю полноту выполненных работ. Также уже на этапе технического задания часто становится понятно, кто выступает в роли функционального заказчика и будет использовать продукт. 

Необходимо привлекать к участию ответственное лицо и пользователей, чтобы избежать проблем в реализации. Все эти моменты фиксируются в Резюме проекта.

При составлении ТЗ не забывайте о нормативных требованиях, особенно при работе с госорганизациями.

ГОСТ 34 — общепринятый формат описания системы

Иногда заказчик может указать требование по соблюдению ГОСТ, либо сама нормативная документация предполагает подобное (например, при создании систем информационной безопасности). В таком случае необходимо соблюдать требования ГОСТ при разработке документации технического проекта, в том числе на стадии формирования технического задания. 

ГОСТ 34.201-2020 представляет собой комплекс российских стандартов для реализации документации государственных организаций или связанных с государством автоматизированных систем.

Соблюдение стандартов даёт больше шансов, что у Заказчика не возникнет претензий к разработанному продукту, а также позволит сформировать однозначные требования к продукту.

Следование ГОСТу позволяет людям понимать, что от них требуется, исключает возможные непреднамеренные нарушения законодательства в связи с незнанием (которое, как известно, не избавляет от ответственности). Придерживаться фанатично всех пунктам, углубляясь в самые глубокие нюансы, не обязательно, но рекомендую учитывать главные общие положения. Это позволит выстроить правильную рабочую систему, а также избежать лишних неприятностей на этапе сдачи продукта.

На стадии ввода проекта в эксплуатацию необходимо произвести испытания автоматизированной системы. Они позволяют проверить работу функций системы, определить соответствия всем требованиям технического задания, выявить для дальнейшего устранения все недостатки. 

Испытания бывают:

• Предварительные. Проводятся для проверки работоспособности системы и готовности её к вводу в эксплуатацию.
• Опытная эксплуатация. Проводится для определения количественных и качественных характеристик системы. Здесь определяется, готова ли система к эксплуатации сотрудниками, а также выявляются аспекты, требующие редактирования в документации.
• Приёмочные. Здесь выявляется соответствие системы заданному техническому заданию, а также определяется, готова ли система к постоянной эксплуатации.

С полным содержанием ГОСТа можно ознакомиться здесь.

Интеллектуальные права — каждый компонент системы имеет своего разработчика

При создании информационной системы также необходимо учитывать интеллектуальные права. ИС зачастую состоят из отдельных программных и аппаратных продуктов, у которых, в свою очередь, есть правообладатель. Соответственно, при приобретении конкретного продукта нам необходимо приобрести неисключительные права, обеспечивающие легитимность эксплуатации продукта. Это право регламентирует лицензионное соглашение.

В случае, когда продукт разрабатывается для Заказчика, необходимо при передаче продукта также передать и исключительные права, что наделяет лицо правом на полное распоряжение им. Заказчик может в дальнейшем передать (отчуждение) свои исключительные права другому лицу.

Подробнее о передаче исключительных прав на интеллектуальную собственность можно прочитать в статье 1234 ГК РФ.

Бухгалтерский учёт — рано или поздно этим вопросом придётся заняться

Действие по передаче аппаратного обеспечения, прав и лицензий на программное обеспечения обязательны к бухгалтерскому учёту. Гораздо проще подумать об этом заранее, перед запуском проекта, чтобы потом не краснеть, когда нужно срочно принимать проект. Особенно важно это в случае государственных организаций, которые постоянно проверяют контрольные органы в части закупок и учёта.

При передаче прав заключается договор, в котором обязательно должны быть отражены предмет, условия передачи прав и цена (вознаграждение).

При передаче прав на ПО необходимо указать лицензионное соглашение и акт передачи прав.

В системе бухгалтерского учёта исключительные права попадают в состав нематериальных активов (НМА). Чтобы программу можно было отнести к составу, у компании, передающей права, должны быть в наличии документы, подтверждающие право на владение НМА, а также программный продукт должен быть способен приносить доход. Необходимо, чтобы объект НМА превышал срок использования в размере двенадцати месяцев.

Вся техника также обязательна для учёта. При приёмке бухгалтерия ставит оборудование на учёт по первичным документам, но это не разовая задача, а процесс. Работа по учёту производится регулярно и без прекращений, в котором активно задействовано ИТ-подразделение принимающей стороны (Заказчика). 

Для ведения учёта оборудования можно использовать, например, методологию ITAM, представляющую собой учёт ИТ-ресурсов и их управление. Для этого ещё на этапе реализации проекта по внедрению ИС требуется:

• Определиться, какое оборудование подлежит учёту. 
• Определить жизненный цикл каждого объекта учёта.
• Указать технические характеристики. 
• Необходимо идентифицировать каждую единицу оборудования посредствам размещения серийного номера, этикетки ведения паспорта рабочего места.

Если продумать все указанные нюансы заранее, то передача результата проекта легко конкретизируется, сводится в определённый чек-лист. И потом ответственному лицу или подразделению проще будет её обслуживать.

Несмотря на то, что не все задачи типовые, любой нюанс в конкретном проекте можно добавить в существующий список. Ниже приведу примеры для разных типов проектов.

Создание ИТ-инфраструктур

Характерные особенности

Это может быть система объектового характера в пределах здания или распределённая — масштаба города, области или страны. Связь между объектами инфраструктуры обеспечивает оборудование, что устанавливает её приоритетную роль в проекте.

Необходимо учесть архитектуру оборудования, предусмотреть его дальнейшее обслуживание. Сразу стоит продумать, как будет осуществляться работа всей инфраструктуры.

Примеры проектов

В качестве примера ИТ-инфраструктуры можно привести создание локально-вычислительной сети университета или создание распределённой защищённой сети транспортной компании. Сюда может входить создание физической системы безопасности организации (СКУД и видеонаблюдения).

Создание информационной системы

Характерные особенности

Информационная система — это система, включающая в себя программное обеспечение, персонал, комплекс из средств автоматизации деятельности, ориентированная на обеспечение сотрудников всей необходимой информацией и обеспечивающая её обмен.

Здесь также особое внимание уделяется оборудованию и ПО, которые обеспечивают работу, но следует уделить внимание и самой информации. Становится вопрос о её хранении и способах обмена между участниками системы. При внедрении информационной системы немаловажную роль играет защита информации, но об этом поговорим в следующем разделе.

Примеры проектов

В качестве примера можно привести различные государственные системы вроде ГАС «Правосудие» или «Единая автоматизированная система управления общественными финансами», представляющих собой масштабную распределительную систему федерального или регионального уровня, позволяющую решать комплекс задач государственного управления.

Также сюда можно отнести информационные системы кадрового и бухгалтерского учёта, которые есть практически в любой организации. Такая система позволяет корректно выстраивать кадровый и налоговый учёт, а также предоставлять своевременно отчётность и проводить платежи. Система может состоять из нескольких автоматизированных рабочих мест или представлять собой большую распределённую систему.

Создание системы обеспечения информационной безопасности

Характерные особенности

Этот вид ИТ-проекта отличается жёсткой регламентацией регуляторами, так как ориентирован на защиту информации. В зависимости от объекта, для которого разрабатывается система безопасности, формируются индивидуальные требования.

В отличие от продуктов, описанных ранее, в системе безопасности обязательна организационно-распорядительная документация. Защита информации состоит из правовых, организационных и технических мер.

Недостаточно просто установить средства защиты, нужно всё чётко описать и регламентировать, регулярно контролировать работу системы. Соответствие реализованных мер требованиям проверяется во время аттестации или оценки, которую проводит лицензиат ФСТЭК России.

Примеры проектов

В качестве примера можно привести создание системы обеспечения информационной безопасности субъекта критической информационной инфраструктуры или создание системы защиты информационной системы персональных данных для кадрового и бухгалтерского учёта.

Разработка сайта

Характерные особенности

Здесь разрабатывается программный продукт под конкретные бизнес-процессы. Следует учесть актуальные лицензии на систему администрирования сайтом, доступы к серверу, хостингу, где размещается проект, все необходимые доступы к инфраструктуре самого проекта и всех сопутствующих программ, сервисов, задействованных в его бизнес-процессе.

Примеры проектов

В качестве примера можно привести любой известный вам сайт. Это может быть интернет-магазин одежды, одностраничный сайт адвоката или сайт-визитка, интернет-портал или веб-приложение.

10 типовых шагов для передачи ИТ-продукта

1. Определить объект передачи, в том числе с точки зрения бухгалтерского учёта.
2. Определить передающую и принимающую сторону (конкретное лицо или комиссию).
3. Определить требования к конечному результату (продукту).
4. Определить формат приёмочных испытаний и сроки передачи продукта.
5. Заключить лицензионный договор, если требуется передача прав.
6. Произвести проверку на соответствие объекта передачи требованиям.
7. Произвести приёмочные испытания, с подготовкой отчётных документов, приказа о вводе в эксплуатацию.
8. Передать доступы, документацию, произвести инструктаж пользователей.
9. Подписать акты приёма-передачи лицензионных прав.
10. Подготовить и подписать первичные документы в части передачи по бухгалтерии (акты выполненных работ, товарные накладные, акты КС2 и КС3 в случае работы по смете и т.д).

Отдельно стоит отметить, что по завершению передачи продукта обязательно нужно перейти к следующим шагам, которые описаны в P3.express! Иногда после передачи уходит груз ответственности с руководителя проекта и хочется просто выдохнуть. 

Однако именно следующие шаги позволят не только оценить качество реализации проекта, но и отметить заслуги команды (это как раз про выдохнуть), а также может привести к новым интересным проектам.

Заключение

Таким образом, ИТ-проект может быть различного типа и сложности. При передаче его результата, готового продукта, Заказчику необходимо учитывать все юридические и технические нюансы, даже если это происходит внутри компании.

Важно проводить промежуточные итоги и проверять отдельные этапы проекта на готовность, чтобы избежать проблем на финальной стадии, быть внимательным к деталям. Работа по системе P3.express даёт возможность не упустить детали и избежать лишних корректировок на финальной стадии реализации проекта.

Не забывайте следовать принципам NUPP. Так, проактивность позволит сохранить энергию и реализовать проект любой сложности без лишних проблем. Наличие конкретной цели позволит вам получить пользу от любого проекта. Постановка целей позволит выбирать правильно проекты, заниматься важным, отсекая лишнее в вашей деятельности.

Главный фактор для успешного закрытия проекта — наличие заинтересованного человека как с принимающей стороны, так и со стороны, предоставляющей конечный продукт для дальнейшей эксплуатации, а также чёткий план действий.