Фокусированная коммуникация — что это и как составить

Коммуникация — ключевой фактор в реализации проекта. Без неё команда запутается в процессах, будет сжигать дедлайны, а заказчик получит не тот результат, что ожидал.

Руководитель проекта (далее — ПМ) — связующее звено между каждым членом команды, организатор рабочего процесса. Он должен выстроить коммуникации на протяжении всего проекта, чтобы: 

• совместно сформировать концепцию проекта; 
• выявить все недостатки и риски на пути; 
• чтобы члены команды чувствовали причастность к общему делу (это повысит их мотивацию);
• а стейкхолдеры понимали, на каком этапе сейчас находится проект.

В этом поможет фокусированная коммуникация.

Что такое фокусированная коммуникация

Фокусированная коммуникация — один из ключевых элементов методологии P3.express. Это целенаправленное информирование всех заинтересованных сторон о ходе проекта.

Фокусированная коммуникация чаще всего представляет собой email-рассылку. В ней менеджер проекта сообщает команде, например, какие задачи выполнены, какие были трудности и какие планы на месяц.

Такая коммуникация ориентирована на конкретную аудиторию, её нужно направлять на определённых этапах проекта и писать в ней только по делу.

Почему это полезно проекту:

• Понимание общей цели проекта. Мы регулярно сообщает сотрудникам, к какому результату идём. Тем самым повышаем вовлечённость и минимизируем когнитивные искажения.
• Мотивация команды. В фокусированной коммуникации мы благодарим сотрудников за успешную работу — они это ценят и работают лучше. 
• Единство процесса. Информируя команду о каждом этапе работы, мы можем избежать конфликтов между задачами. Это позволяет выстроить единый процесс, где участие каждого дополняет друг друга, а не мешает.
• Получение выгоды. Важно напоминать команде, что главная цель проекта — получение выгоды. Соответственно, необходимо достигать максимальных результатов при минимальном количестве вложенных ресурсов.

К кому применяем фокусированную коммуникацию

Фокусированная коммуникация ориентирована на всех участников проекта, но условно её можно разделить на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя коммуникация — это общение с командой.

Нужна, чтобы сформировать общие цели проекта, организовать работу, расставить приоритеты и определить сроки. Также помогает быстро найти риски и подвести итоги. Благодаря фокусированной коммуникации можно скорректировать план, если что-то пошло не так, или поблагодарить сотрудников за хорошую работу.

Внешняя коммуникация — общение со стейкхолдерами вне команды (заказчик, сторонние команды и консультанты).

Фокусированная коммуникация позволяет информировать клиента о том, что происходит в проекте:

• проджект-менеджер сообщает клиенту о результатах работы,
• оперативно согласовывает этапы проекта
• и получает обратную связь для актуализации целей и задач в текущем проекте.

Клиент может сообщить, что цели проекта изменились. Тогда ПМ оперативно перестраивает планы и приоритеты задач.

Разберём по ролям, кому и что проджект должен сообщать в проекте:

Способы фокусированной коммуникации

Переписка в мессенджерах

Например, в Telegram, Slack и других. Это удобно, потому что все контакты под рукой и можно быстро всем написать и решить вопросы. С другой стороны, сообщение может затеряться в потоке рабочей переписки и к нему будет сложно вернуться.

Email-рассылки

По почте можно отправлять отчёты, итоги встреч, благодарности, статус проекта. Email-формат удобен тем, что можно тонко настроить получателей письма, структурировать сообщение, добавить иллюстрации, прикрепить файлы и ссылки.

CRM-система

Если в организации налажена системная работа с проектами, то размещение объявлений в CRM-системе позволит эффективно оповестить всех участников проекта.

Когда и как часто направлять фокусированную коммуникацию

По методологии P3.express, каждый цикл работы над проектом заканчивается обязательной фокусированной коммуникацией, а именно:

• Запуск проекта
• Планирование цикла
• Еженедельные действия
• Закрытие цикла
• Закрытие проекта
• После проекта

Рассмотрим подробнее каждый этап. Менеджер проекта должен направлять фокусированную коммуникацию…

1. После того, как определили все вводные проекта (А10)

Вы начали подготовку к запуску проекта. Собрали команду, описали Резюме проекта, определили риски и ожидаемые результаты. Теперь нужно зафиксировать план, роли и сроки и направить заинтересованным сторонам. 

Это позволит избежать изолированности участников и синхронизироваться с целями проекта.

2. В начале цикла, когда распределили задачи (B05)

После того, как вы обсудили с командой план на месяц, нужно зафиксировать все договорённости и направить письмо участникам. Так сотрудники будут в курсе, кто за что отвечает. А вы в конце месяца сможете вернуться к письму и сверить план с результатами.

3. В начале каждой недели (C04) 

Это регулярный еженедельный ритуал: направьте команде короткое сообщение со списком запланированных задач и возможных рисков. Это позволит поддерживать фокус на целях проекта и исключить конфликты между задачами.

4. В конце цикла (E03) 

Спустя цикл работы над проектом (например, спустя месяц) подведите итоги и отправьте команде сообщение о результатах. Не забудьте поблагодарить всех участников — это поможет сплотить команду.

5. По завершению проекта (F06) 

Спонсор отправляет сообщение всем сотрудникам организации, сообщая о закрытии проекта и благодарит членов команды за их вклад. Это мотивирует команду и укрепляет их вовлечённость в следующие проекты. 

6. Постпроектная коммуникация (G03) 

Завершение проекта — ещё не конец партнёрства. Чтобы поддерживать отношения с заказчиком, оцените полученные выгоды от проекта, сгенерируйте новые идеи и напишите заказчику снова. Так вы напомните о себе и сможете инициировать новые выгодные проекты.

Шаблонами писем фокусированной коммуникации для каждого этапа поделился со своими подписчиками в Telegram-канале. Они доступны по ссылке.

Чек-лист: правила фокусированной коммуникации

Соблюдайте эти правила, чтобы коммуникация была эффективной:

• Фокус на цели, а не на задаче. Сплотите команду вокруг конкретной цели, чтобы каждый участник понимал, к чему стремится вся команда.
• Краткость и конкретность. Высказывайтесь кратко и чётко. Коммуникация должна быть посвящена конкретной теме, не отнимайте время на оффтоп.
• Подсветите проблемы. Говорите о возникающих проблемах сразу, чтобы найти пути решения. Нужно стремиться решать трудности ещё до того, как они возникли.
• Фиксируйте результаты. Все идеи, сложности, задачи необходимо отмечать в отдельном документе, чтобы не упустить ничего из виду.
• Благодарите команду за проделанную работу. Это мотивирует участников трудиться эффективнее.
• Ориентируйте на цели организации. Всегда напоминайте коллективу, что главная цель любого коммерческого проекта — прибыль. Это позволит инициировать стремление команды на оптимизацию процессов для уменьшения вложений ресурсов при текущем результате.